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如何選擇HR軟件？
當(dāng)越來(lái)越多的企業(yè)將眼光投向HR軟件，希望它能為企業(yè)帶來(lái)新的活力時(shí)，他們面對(duì)的是紛繁的產(chǎn)品和各類(lèi)供應(yīng)商。于是，HR經(jīng)理們輾轉(zhuǎn)于各軟件商的產(chǎn)品演示會(huì)，希望貨比三家，找到適合企業(yè)的系統(tǒng)。要選擇一套真正能與企業(yè)相匹配，以提升管理的系統(tǒng)，企業(yè)首先要做的是了解自己。了解自身需求
企業(yè)首先要明白的是，我們的企業(yè)是否需要HR軟件?為什么需要?企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件條件和期望是什么。如果不清楚這些，企業(yè)的選擇將是盲目和無(wú)效的。
如果你的企業(yè)只需要將一些純事務(wù)性的工作簡(jiǎn)單化，如考勤、計(jì)算薪資，那么一個(gè)簡(jiǎn)單的模塊即能滿(mǎn)足需求。
如果企業(yè)希望規(guī)范HR部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，提升整體人力資源管理的績(jī)效，如招聘、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、培訓(xùn)、員工職業(yè)計(jì)劃、離職、員工自助服務(wù)等，則一個(gè)完整的HR軟件系統(tǒng)應(yīng)是首選。如果企業(yè)有內(nèi)部網(wǎng)，或者能與互聯(lián)網(wǎng)連接，那么eHR是很好的方式。
企業(yè)性質(zhì)不同，對(duì)HR系統(tǒng)的要求也不同。國(guó)有企業(yè)與外資企業(yè)比較，國(guó)有企業(yè)的工資計(jì)算較簡(jiǎn)單，外資企業(yè)的工資計(jì)算復(fù)雜得多;而國(guó)有企業(yè)的上級(jí)監(jiān)管力度較大，查詢(xún)及報(bào)表功能需要比較強(qiáng)。
在選擇系統(tǒng)時(shí)，需要充分考慮員工的意見(jiàn)。因?yàn)槟愕南到y(tǒng)很大程度上是為員工服務(wù)，若沒(méi)有員工的參與和配合，無(wú)法獲得成功。德國(guó)大眾汽車(chē)教練公司在導(dǎo)入系統(tǒng)前成立了一個(gè)項(xiàng)目小組，其中就包括了12名員工。大眾為了保證系統(tǒng)帶來(lái)的改變能在企業(yè)內(nèi)不受冷遇，所有涉及到的部門(mén)和員工從一開(kāi)始就被納入項(xiàng)目中。
如果企業(yè)有充足的預(yù)算可先找專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司為企業(yè)作診斷，由專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)的人力資本構(gòu)成現(xiàn)狀及其期望效果預(yù)先進(jìn)行分析，然后“對(duì)癥下藥”。愛(ài)立信中國(guó)14家獨(dú)資或合資公司在引入系統(tǒng)時(shí)就是由普華永道來(lái)操作。
其實(shí)明確自身需求的同時(shí)，企業(yè)亦是對(duì)自己的人力資源管理作了一番梳理。對(duì)此，成功導(dǎo)入嘉楊人力資源管理系統(tǒng)的上海貝爾有限公司人力資源管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人葉先生深有體會(huì)：“對(duì)一家企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)施軟件前一定要有指導(dǎo)思想，至于技術(shù)細(xì)節(jié)的東西可以請(qǐng)軟件商給予解決，但企業(yè)實(shí)施的指導(dǎo)思想、遠(yuǎn)景目標(biāo)應(yīng)該是確定的�！�
只有對(duì)自己的需求、條件、期望有充分了解，才是成功實(shí)施的良好開(kāi)端。而且，一個(gè)項(xiàng)目若要獲得管理層的支持，包括預(yù)算、人力、時(shí)間、權(quán)力等方面的具體支持，必須能夠合理解釋實(shí)施的成本和能夠帶來(lái)的效益。另一方面，企業(yè)的需求和目前狀況可能差距甚遠(yuǎn)，當(dāng)你明白自己的需求，對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)他可以知道哪些能夠做到，哪些不能做到，應(yīng)該如何解決。而且沒(méi)有一家供應(yīng)商能夠幫助企業(yè)解決其所有問(wèn)題，如果有供應(yīng)商對(duì)企業(yè)要求全部答應(yīng)，說(shuō)：“沒(méi)有問(wèn)題，這些我都可以做到�！闭�(qǐng)企業(yè)小心了。
多方考察產(chǎn)品
了解了自己，然后就是對(duì)于軟件產(chǎn)品的考察，主要有以下幾點(diǎn)，一是功能、二是技術(shù)跟進(jìn)和售后服務(wù)、三是供應(yīng)商的信譽(yù)。
功能方面主要包括系統(tǒng)模塊的完整性、系統(tǒng)功能及報(bào)表的靈活性和智能化、系統(tǒng)的安全性、系統(tǒng)的兼容性和開(kāi)放性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性。功能方面的考察方式主要是看介紹資料和產(chǎn)品演示，比如了解既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用，也可將模塊拆分單獨(dú)使用，在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成。如果是基于網(wǎng)絡(luò)的eHR，則需要軟件的網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)，如支持集團(tuán)型企業(yè)用戶(hù)，提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能;日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作;為非 HR部門(mén)人員提供基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用;員工在允許權(quán)限內(nèi)可在線查看企業(yè)及個(gè)人信息，與HR部門(mén)進(jìn)行電子方式的溝通等;允許直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看下屬員工的人事信息，審批員工的培訓(xùn)、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng)，在線對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效評(píng)估;總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置及成本變動(dòng)情況、薪資平衡表、組織績(jī)效/員工績(jī)效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息。
值得一提的是，對(duì)方產(chǎn)品介紹中某些打動(dòng)你的地方，一定要在看產(chǎn)品演示時(shí)候深入了解。更要結(jié)合自己的需求來(lái)看產(chǎn)品演示，注重實(shí)用性。不要被一些面兒上的東西迷住了眼睛，一定要深究其功能，有時(shí)不妨提出具體的問(wèn)題讓對(duì)方當(dāng)場(chǎng)解決。
對(duì)系統(tǒng)的安全性，如各級(jí)權(quán)限的設(shè)定、變更、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能等等，軟件供應(yīng)商都已經(jīng)考慮，在這方面可以請(qǐng)公司IT部門(mén)的人員幫助了解對(duì)方在安全方面的措施。
對(duì)于系統(tǒng)的兼容性和開(kāi)放性方面，如是否提供功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出及與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接;可方便引入各類(lèi)Office文檔，并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，規(guī)范、安全，這些大中型軟件都會(huì)在設(shè)計(jì)中考慮到。對(duì)于和其他應(yīng)用軟件的接口方面可以通過(guò)了解對(duì)方以前給其他用戶(hù)做的接口來(lái)判定;對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容性和跨平臺(tái)的性能，最好要有案例或者充分的測(cè)試，以避免把自己當(dāng)成實(shí)驗(yàn)用戶(hù)。對(duì)于系統(tǒng)的穩(wěn)定性的判定通�？梢韵葟能浖拈_(kāi)發(fā)時(shí)間、以及用戶(hù)使用后的反應(yīng)來(lái)考察，一套成熟的軟件一定能在使用中體現(xiàn)。
最好能夠請(qǐng)軟件商提供一些成功案例的操作，這樣企業(yè)一方面可以更深入了解系統(tǒng)的實(shí)踐情況，另一方面也可為自己在實(shí)施時(shí)提供充分的參考。
通過(guò)上述這些考察，基本上就可以了解對(duì)方的產(chǎn)品性能。但是軟件還有一大部分是服務(wù)，因此還要重點(diǎn)考察的是對(duì)方的技術(shù)跟進(jìn)能力和售后服務(wù)能力，再好的軟件也要服務(wù)。首先是軟件實(shí)施期間的服務(wù)，一個(gè)項(xiàng)目本來(lái)2-3個(gè)月可以完成并通過(guò)驗(yàn)收，如果由于缺乏經(jīng)驗(yàn)拖延很久，易造成損失。
最關(guān)鍵的是供應(yīng)商的信譽(yù)。供應(yīng)商良好的信譽(yù)是企業(yè)得到良好服務(wù)的保證。也許企業(yè)認(rèn)為有合同就行了，但是在軟件項(xiàng)目的進(jìn)行中人為的變數(shù)非常多，有時(shí)是合同也解決不了的，只能靠供應(yīng)商良好的商業(yè)信譽(yù)和完善的售后服務(wù)體系為保證。試想，如果企業(yè)買(mǎi)了軟件之后因?yàn)榉⻊?wù)跟不上而遲遲不能全面使用系統(tǒng)或用了以后又經(jīng)常影響正常的使用，最后由于問(wèn)題總也不能解決而被迫用了2年就改換別的系統(tǒng)，到時(shí)只能后悔莫及。因此，考察對(duì)方商業(yè)信譽(yù)這一步不可省略。
HRMS eHR ASP
以上談的都是如何選擇HR軟件系統(tǒng)，即傳統(tǒng)的基于C/S結(jié)構(gòu)的HRMS。如果企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)條件許可，eHR也是不錯(cuò)的選擇。因?yàn)閱T工自助服務(wù)能功能的具備，將可使企業(yè)的管理上一個(gè)臺(tái)階，尤其對(duì)于那些跨幾個(gè)地區(qū)國(guó)家的集團(tuán)型企業(yè)。
另一方面，隨著國(guó)內(nèi)ASP服務(wù)環(huán)境的成熟， ASP服務(wù)供應(yīng)商的多樣化，一些中小企業(yè)也可以選擇ASP服務(wù)模式。例如目前的招聘網(wǎng)站就是招聘模塊的ASP方式，51job、ChinaHR及 Zhaopin就是這方面的典型代表。自去年以來(lái)，這三大招聘網(wǎng)站都在宣布自己要朝人力資源管理的ASP進(jìn)軍，并都已向自己的客戶(hù)推出不同層次的會(huì)員制招聘管理系統(tǒng)的ASP服務(wù)。當(dāng)然，在業(yè)內(nèi)還有一類(lèi)人可以充當(dāng)HR軟件的ASP，即軟件提供商自己從事這個(gè)事業(yè)的公司也不少。北京奇正公司就與光華冠群合作，為企業(yè)提供薪資ASP服務(wù)。SAP也正與合作伙伴共同準(zhǔn)備推出中小企業(yè)HR軟件的ASP服務(wù)。
一套好的、“量體裁衣”的系統(tǒng)和其后續(xù)服務(wù)價(jià)值不菲，而且當(dāng)企業(yè)開(kāi)始籌劃引入人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，期望的是革新自身的管理現(xiàn)狀，所以失敗所帶來(lái)的不僅是物質(zhì)上的損失。三思而后行，才能盡量讓風(fēng)險(xiǎn)減到最低。
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