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整合外包人力資源系統(tǒng)的途徑
如今，大部分的人力資源從業(yè)人員都有一個(gè)共同的目標(biāo)，那就是向公司證實(shí)人力資源部門所創(chuàng)造的附加價(jià)值。通過減少薪酬處理過程中所出現(xiàn)的錯(cuò)誤或者使醫(yī)療和社會福利的處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化等方式，大多數(shù)人達(dá)到了提高工作效率的目的。
然而，僅對某項(xiàng)單一的職能予以關(guān)注有時(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，人力資源處理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該是緊密結(jié)合的。例如，即使薪酬系統(tǒng)成功升級，如果仍采用原有的低效的福利處理系統(tǒng)或手工考勤記錄流程，其作用往往會大打折扣。
因此，實(shí)現(xiàn)附加價(jià)值的一個(gè)關(guān)鍵途徑就是提升人力資源部門的整體水平。
作為全球領(lǐng)先的人力資源外包服務(wù)提供商，ADP曾經(jīng)委托PricewaterhouseCoopers (PwC)在美國進(jìn)行了一項(xiàng)研究，評估如果將人力資源系統(tǒng)外包給使用各種處理平臺的不同提供商，會對人力資源服務(wù)的成本、績效和客戶滿意度造成什么樣的影響。超過140家機(jī)構(gòu)參加了此次研究，而這些機(jī)構(gòu)來自各個(gè)行業(yè)，并且平均雇員數(shù)量都在5000名以上。
研究發(fā)現(xiàn)，未進(jìn)行整合的人力資源服務(wù)會引發(fā)一筆每年每位員工約為104美元的費(fèi)用，而對于大多數(shù)機(jī)構(gòu)來講，這筆費(fèi)用相當(dāng)于6%的年度人力資源和薪酬預(yù)算。這主要應(yīng)歸結(jié)于人力資源部門所普遍面對的三個(gè)挑戰(zhàn)：
1.拼湊系統(tǒng)
由于公司管理結(jié)構(gòu)或者并購活動(dòng)的原因，可能產(chǎn)生多樣的基礎(chǔ)服務(wù)結(jié)構(gòu)。對于一般機(jī)構(gòu)來講，將多種軟件平臺用于時(shí)間和勞動(dòng)力管理(TLM)，福利管理或人力資源信息系統(tǒng)(HRIS)是一件很尋常的事情。這些繁冗的系統(tǒng)使公司不得不升級系統(tǒng)接口、增加手工處理環(huán)節(jié)或者購買額外的軟件來連接兩個(gè)不同的系統(tǒng)。
通過此次研究，將近70%參與研究的受訪機(jī)構(gòu)都表示他們預(yù)計(jì)在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合的個(gè)性化要求及購買相關(guān)的軟件方面將會產(chǎn)生費(fèi)用。由于工作效率低下，一半以上的受訪企業(yè)預(yù)計(jì)會在人力資源管理的時(shí)間、報(bào)告以及合規(guī)方面產(chǎn)生額外的費(fèi)用，并且有超過四分之一的機(jī)構(gòu)預(yù)計(jì)會由于使用多個(gè)處理平臺和不同的提供商，導(dǎo)致薪酬或福利處理錯(cuò)誤而產(chǎn)生額外費(fèi)用。
2.缺乏自助式服務(wù)
人力資源專業(yè)人士發(fā)現(xiàn)自助式服務(wù)是實(shí)現(xiàn)雇員訪問個(gè)人信息并進(jìn)行實(shí)時(shí)管理的一種非常有價(jià)值的工具。
根據(jù)此次研究，大約60%參與研究的受訪機(jī)構(gòu)都表示，對于雇員以及管理者在諸如薪酬和人力資源等各類系統(tǒng)內(nèi)所記錄的信息，缺乏一個(gè)整合的自助式服務(wù)平臺進(jìn)行支持。人工數(shù)據(jù)輸入不僅增加了錯(cuò)誤發(fā)生的可能性，而且要求額外的時(shí)間來多次輸入信息，這對于雇員對工作的滿意度無疑是一個(gè)挑戰(zhàn)。另外，如果人力資源部門經(jīng)常被這類日常問題牽扯太多精力的話，那么這將減少他們花費(fèi)在戰(zhàn)略發(fā)展方面的時(shí)間。
3.分散的時(shí)間及勞動(dòng)力管理
由于時(shí)間和勞動(dòng)力管理系統(tǒng)各不相同或者這些系統(tǒng)的功能不夠強(qiáng)大，人力資源專業(yè)人士經(jīng)常需要花時(shí)間從事瑣碎的薪酬處理事務(wù)。許多機(jī)構(gòu)并沒有指派專門的人員來負(fù)責(zé)時(shí)間和勞動(dòng)力管理系統(tǒng)的運(yùn)作和績效，這使得此類系統(tǒng)總是得不到專門的管理。
同樣，非自動(dòng)化的時(shí)間和勞動(dòng)力管理系統(tǒng)并不具備像上班記錄、時(shí)間安排、工作表現(xiàn)回顧之類的功能，并且在處理像加班費(fèi)和假期記錄之類的事務(wù)時(shí)，也不能和公司的內(nèi)部規(guī)定保持一致。
此次研究表明，在所有研究涉及到的領(lǐng)域當(dāng)中，時(shí)間和勞動(dòng)力管理系統(tǒng)的效力排名是最低的。
采取整合的解決方式
相反，享受整合人力資源服務(wù)的公司則顯示出更高的滿意程度，并且也表示不會由于效率低下而發(fā)生額外的費(fèi)用。
當(dāng)享受服務(wù)外包或者使用一個(gè)共享服務(wù)模式的時(shí)候，很少有雇主要求進(jìn)行軟件升級或者系統(tǒng)定制。由于沒有這些壓力，雇主會有更多的時(shí)間和資源來集中提升企業(yè)內(nèi)部的人力資源運(yùn)營。大約有六成的企業(yè)在享受了整合的人力資源服務(wù)后表示他們的費(fèi)用有所降低。還有一些公司雖然沒有報(bào)告費(fèi)用方面的節(jié)約，卻明確指出了由于整合系統(tǒng)的強(qiáng)大功能性和良好的數(shù)據(jù)支持，人力資源服務(wù)所帶來的價(jià)值有顯著的提升。因此，由于使用了整合的人力資源服務(wù)而在每個(gè)員工身上所節(jié)省的104美元，可以用于提升人力資源部門的職能水平，比如培養(yǎng)更好的決策能力和更為迅捷的報(bào)告系統(tǒng)。
集中化的人力資源解決方案通常具備完善的功能和終端用戶工具，可以提供自助式服務(wù)和在線福利管理，因此這也使雇員的滿意程度得到了提升。
最后，在進(jìn)行服務(wù)外包或者使用一個(gè)共享服務(wù)模式的時(shí)候，提供商必須負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)報(bào)告并且保證合規(guī)。例如，當(dāng)使用人力資源業(yè)務(wù)流程外包解決方案時(shí)，提供商需要提供全面的系統(tǒng)報(bào)告并且對于所發(fā)生的任何錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任。公司則由此節(jié)省了寶貴的時(shí)間，無需處理諸如數(shù)據(jù)輸入等人工流程，這使得人力資源部門的人員能夠集中精力來發(fā)展戰(zhàn)略管理。
雖然沒有一體適用的人力資源解決方案，但通過建立一個(gè)集成化的平臺來提供人力資源服務(wù)，就能將更多的時(shí)間有效地應(yīng)用在商務(wù)戰(zhàn)略部署上來，并將更多的資源用于提高企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營能力方面;同時(shí)，來自合規(guī)和報(bào)告的日常壓力也將有所緩解�？傊�，在整合了不同提供商基于多個(gè)平臺所提供的人力資源服務(wù)后，人力資源部門的績效也將得到提高，從而使得人力資源成為一個(gè)更為戰(zhàn)略化的職能部門并最終實(shí)現(xiàn)其商業(yè)發(fā)展目標(biāo)。
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