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職場(chǎng)中如何溝通的總結(jié)
不要說(shuō)“但是”，而要說(shuō)“而且”
試想你很贊成一位同事的想法，你可能會(huì)說(shuō)：“這個(gè)想法很好，但是你必須……”本來(lái)說(shuō)話字字千金 伶牙俐齒的你，這樣子一說(shuō)，這種認(rèn)可就大打折扣了。你完全可以說(shuō)出一個(gè)比較具體的希望來(lái)表達(dá)你的贊賞和建議，比如說(shuō)：“我覺(jué)得這個(gè)建議很好，而且，如果在這里再稍微改動(dòng)一下的話，也許會(huì)更好……”
不要再說(shuō)“老實(shí)說(shuō)”
公司開(kāi)會(huì)的時(shí)候會(huì)對(duì)各種建議進(jìn)行討論。于是你對(duì)一名同事說(shuō)：“老實(shí)說(shuō)，我覺(jué)得……”在別人看來(lái)，你好像在特別強(qiáng)調(diào)你的誠(chéng)意。你當(dāng)然是非常有誠(chéng)意的，可是干嗎還要特別強(qiáng)調(diào)一下呢?所以你最好說(shuō)：“我覺(jué)得，我們應(yīng)該……”
不要說(shuō)“首先”，而要說(shuō)“已經(jīng)”
你要向老板匯報(bào)一項(xiàng)工程的進(jìn)展情況。你跟老板講道：“我必須得首先熟悉一下這項(xiàng)工作�！毕胂肟窗�，這樣的話可能會(huì)使老板(包括你自己)覺(jué)得，你還有很多事需要做，卻絕不會(huì)覺(jué)得你已經(jīng)做完了一些事情。這樣的講話態(tài)度會(huì)給人一種很悲觀的感覺(jué)，而絕不是樂(lè)觀。所以建議你最好是這樣說(shuō)：“是的，我已經(jīng)相當(dāng)熟悉這項(xiàng)工作了�！�
不要說(shuō)“僅僅”
在一次通力攻關(guān)會(huì)上你提出了一條建議，你是這樣說(shuō)的：“這僅僅是我的一個(gè)建議�！闭�(qǐng)注意，這樣說(shuō)是絕對(duì)不可以的!因?yàn)檫@樣一來(lái)，你的想法、功勞包括你自己的價(jià)值都會(huì)大大貶值。本來(lái)是很利于合作和團(tuán)體意識(shí)的一個(gè)主意，反而讓同事們只感覺(jué)到你的自信心不夠。最好這樣說(shuō)：“這就是我的建議�！�
不要說(shuō)“錯(cuò)”，而要說(shuō)“不對(duì)”
一位同事不小心把一項(xiàng)工作計(jì)劃浸上了水，正在向客戶(hù)道歉。你當(dāng)然知道，他犯了錯(cuò)誤，惹惱了客戶(hù)，于是你對(duì)他說(shuō)：“這件事情是你的錯(cuò)，你必須承擔(dān)責(zé)任�！边@樣一來(lái)，只會(huì)引起對(duì)方的厭煩心理。你的目的是調(diào)和雙方的矛盾，避免發(fā)生爭(zhēng)端。所以，把你的否定態(tài)度表達(dá)得委婉一些，實(shí)事求是地說(shuō)明你的理由。比如說(shuō)：“你這樣做的確是有不對(duì)的地方，你最好能夠?yàn)榇顺袚?dān)責(zé)任。”
不要說(shuō)“本來(lái)……”
你和你的談話對(duì)象對(duì)某件事情各自持不同看法。你輕描淡寫(xiě)地說(shuō)道：“我本來(lái)是持不同看法的�！币粋�(gè)看似不起眼的小詞，卻不但沒(méi)有突出你的立場(chǎng)，反而讓你沒(méi)有了立場(chǎng)。類(lèi)似的表達(dá)方式如“的確”和“嚴(yán)格來(lái)講”等等，干脆直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)：“對(duì)此我有不同看法�！�
不要說(shuō)“幾點(diǎn)左右”，而要說(shuō)“幾點(diǎn)整”
在和一個(gè)重要的生意上的伙伴通電話時(shí)，你對(duì)他說(shuō)：“我在這周末左右再給您打一次電話�！� 這就給人一種印象，覺(jué)得你并不想立刻拍板，甚至是更糟糕的印象別人會(huì)覺(jué)得你的工作態(tài)度并不可靠。最好是說(shuō)：“明天11點(diǎn)整我再打電話給您�！�
不要說(shuō)“務(wù)必……”，而要說(shuō)“請(qǐng)您……”
你不久就要把自己所負(fù)責(zé)的一份企劃交上去。大家壓力已經(jīng)很大了，而你又對(duì)大家說(shuō)：“你們務(wù)必再考慮一下……”這樣的口氣恐怕很難帶來(lái)高效率，反而會(huì)給別人壓力，使他們產(chǎn)生逆反心理。但如果反過(guò)來(lái)呢，誰(shuí)會(huì)去拒絕一個(gè)友好而禮貌的請(qǐng)求呢?所以最好這樣說(shuō)：“請(qǐng)您考慮一下……”
很多人講到溝通，直覺(jué)想到的可能是要很會(huì)侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說(shuō)話要像主播一樣聲音清楚、抑揚(yáng)頓挫等。 但我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)對(duì)很多人而言可能是好消息的觀點(diǎn)：專(zhuān)案上的溝通，甚至整個(gè)職場(chǎng)上的溝通，其實(shí)不需要你外向、能不斷說(shuō)話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語(yǔ)調(diào)清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的，就算你是內(nèi)向沉默的人，把握住幾個(gè)重點(diǎn)，你一樣能在職場(chǎng)上溝通無(wú)礙，并促成與他人的合作。
這些重點(diǎn)是什么呢?
1. 任何工作，先想利害關(guān)系人是誰(shuí)，找出他們的關(guān)切議題，并主動(dòng)出擊。
專(zhuān)案管理很重視管理「利害關(guān)系人」，也就是會(huì)因此專(zhuān)案執(zhí)行后得益或遭于麻煩的那群人。 所以專(zhuān)案經(jīng)理通常得在專(zhuān)案開(kāi)始前推敲他們要什么，以此來(lái)爭(zhēng)取他們的支持。
職場(chǎng)跟專(zhuān)案是完全一樣的概念。 我們的工作其實(shí)都會(huì)影響很多人。 只是大部分人往往只重視老板或是客戶(hù)的需求。 但實(shí)際上，我們周?chē)型�、上面有主管以及主管的主管、�?duì)外有客戶(hù)、對(duì)下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒(méi)有直接的往來(lái)，也可能有間接上的影響。
舉例來(lái)說(shuō)，小李想在內(nèi)部推展一個(gè)他覺(jué)得不錯(cuò)的電腦系統(tǒng)。 他若只思考老板希望要什么或這系統(tǒng)能對(duì)公司有什么好處，然后以此去說(shuō)服別的部門(mén)一起參與，很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己溝通了半天別人卻要不是沒(méi)興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從「其他同事」的角度思考一下，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這一切其實(shí)很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統(tǒng)很好，可是自己得多花時(shí)間輸入一些資料，必然也會(huì)因?yàn)楣ぷ髁慷ε隆?最終當(dāng)然大家就不會(huì)多興奮的配合這件事。
若小李能一開(kāi)始就理解這心情，思考這系統(tǒng)對(duì)當(dāng)事人本身能帶來(lái)什么好處，并以此來(lái)做為溝通主干。 大家理解這件事情對(duì)自身的價(jià)值，自然就會(huì)有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協(xié)調(diào)的第一步并不在話語(yǔ)上，而在于情勢(shì)的分析。 搞清楚周?chē)總�(gè)人對(duì)自己工作影響力的大小，以及他們要什么、關(guān)注什么資訊，后續(xù)才能發(fā)展出對(duì)的溝通策略來(lái)。
2. 規(guī)劃與準(zhǔn)備讓你的論點(diǎn)有所依據(jù)
專(zhuān)案管理訓(xùn)練讓我學(xué)到的另一個(gè)重點(diǎn)，在于老板交代工作后，先不要急著展開(kāi)，而應(yīng)該花些時(shí)間作思索一下整個(gè)情勢(shì)，并做出一個(gè)方便日后溝通用的規(guī)劃。 尤其在一些可能有爭(zhēng)議、誤解、或是需要協(xié)商之處，我們?cè)摫M量讓規(guī)劃詳盡必須把心里想的事情，盡量視覺(jué)化的讓別人能輕易解讀。
這在各類(lèi)工作上其實(shí)都很重要。 因?yàn)榇蟛糠稚婕岸嗳说墓ぷ髌鋵?shí)沒(méi)有絕對(duì)的單一答案。 我們的作法與看法，必然會(huì)有些人無(wú)法理解。 他們可能是沒(méi)想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡(jiǎn)單，所以若我們只是口頭的去跟別人協(xié)調(diào)，希望別人照著自己的方案走，那可能兩邊毫無(wú)交集。 但若我們能提供一些書(shū)面的東西，并把工作規(guī)劃背后的原因交代清楚，大家就比較能聚焦，討論的進(jìn)展也會(huì)加速的多。
舉例而言，小陳的某個(gè)工作一定得要隔壁部門(mén)派人支援。 小陳絕對(duì)不該空著手去找隔壁部門(mén)的主管來(lái)討論。 因?yàn)閷?duì)方很可能不認(rèn)為這工作有這么復(fù)雜，或是不覺(jué)得這工作有這么急迫。 但若小陳做了一些完整的分析，清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說(shuō)明若無(wú)法獲得他們的支援狀況可能會(huì)變成如何、幾個(gè)對(duì)方可能會(huì)建議的其他選項(xiàng)又為何不可行。 準(zhǔn)備各類(lèi)的說(shuō)明情境，并盡量圖表化、文字化、或視覺(jué)化，就能讓別人更容易理解他的論點(diǎn)。
別忘了，職場(chǎng)大部分人都很忙，唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過(guò)這問(wèn)題，并把各種狀況都事先分析過(guò)，別人才會(huì)認(rèn)真以對(duì)。 而準(zhǔn)備充分，并讓論述有所本，是溝通成敗的另一個(gè)起點(diǎn)。
3. 交換與平衡的能力
專(zhuān)案管理教大家另一個(gè)重點(diǎn)就是面對(duì)各類(lèi)變化時(shí)，我們要從「專(zhuān)案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當(dāng)碰到問(wèn)題需要去與他人溝通協(xié)調(diào)時(shí)，我們也該優(yōu)先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是，解決問(wèn)題總是要付出代價(jià)。 你能付出什么代價(jià)? 你又打算付出什么代價(jià)? 我們永遠(yuǎn)不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協(xié)商順利的關(guān)鍵，在于我們有能力給予別人一些價(jià)值。 這有時(shí)候是當(dāng)下的交換，也可能是從長(zhǎng)期累積的人際撲滿中取得。
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