會(huì)計(jì)檔案整理步驟介紹

　　會(huì)計(jì)是以貨幣作為主要計(jì)量單位，采用專門方法，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合的核算和監(jiān)督，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)和控制的一種管理活動(dòng)。下面是小編精心整理的會(huì)計(jì)檔案整理步驟介紹，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。

　�。�1）會(huì)計(jì)憑證的整理。

　　會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分�！稌�(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。

　�。�2）會(huì)計(jì)憑證的歸檔。

　　首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫(xiě)上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。

　�。�3）會(huì)計(jì)賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿（包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)賬簿）封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫(xiě)全。

　　（4）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。

　　會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)寫(xiě)明報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

　�。�5）其他會(huì)計(jì)資料的整理。

　　其他財(cái)會(huì)資料，包括年（季）度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

　　會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫(xiě)。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

　　拓展：會(huì)計(jì)登賬的四個(gè)步驟

　　一、編制憑證

　　由于實(shí)踐單位是餐飲類，因此業(yè)務(wù)沒(méi)有一些大企業(yè)的那么繁瑣，對(duì)于憑證，財(cái)務(wù)通常是全部使用“記賬憑證”，在右上角注明 “現(xiàn)收”“現(xiàn)付”“銀收”“銀付”，就不用像大企業(yè)一樣用不同的憑證了，一般大企業(yè)里會(huì)使用“收款憑證”“付款憑證”“轉(zhuǎn)賬憑證”。而關(guān)于憑賬的編制方面，由于我們的理論知識(shí)基本上是工業(yè)會(huì)計(jì)，所以在科目上會(huì)所不同。比如收取了客人的訂金，是 借：現(xiàn)金 貸：其他應(yīng)付款。而且在發(fā)放工資上也沒(méi)有工業(yè)會(huì)計(jì)那么復(fù)雜，工業(yè)會(huì)計(jì)要計(jì)件或者計(jì)時(shí)來(lái)算員工的工資，比較復(fù)雜，而這是的工資發(fā)放主要依據(jù)員工的出勤率來(lái)算的，正式員工每個(gè)月有四天假，放假不扣工資，一個(gè)月除開(kāi)休假出勤滿的話，有出勤獎(jiǎng)30元，如果是住在員工宿舍的話，每個(gè)月還要扣水電費(fèi)，憑證如下：借：應(yīng)付職工薪酬 管理費(fèi)用 (租金水電、社保 紅字沖減)營(yíng)業(yè)費(fèi)用(沖減扣款)其他應(yīng)付款(退員工培訓(xùn)費(fèi))貸：現(xiàn)金。

　　二、登賬

　　其實(shí)第一次接觸賬本時(shí)，我有點(diǎn)傻眼。因?yàn)橘~本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，進(jìn)銷存明細(xì)賬(也就是庫(kù)存物資)，銷售明細(xì)賬(也就是主營(yíng)業(yè)收入)，應(yīng)收應(yīng)付三欄明細(xì)賬，資產(chǎn)負(fù)債三欄明細(xì)賬，費(fèi)用十七欄借貸明細(xì)賬，總分類賬。這里邊比較簡(jiǎn)單的就是進(jìn)銷明細(xì)賬，銷售明細(xì)賬，因?yàn)檫M(jìn)銷明細(xì)賬只是記錄購(gòu)進(jìn)的物資，銷售明細(xì)賬主要是記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，而由于餐飲類有業(yè)務(wù)不多就是重復(fù)，因此可以依據(jù)公司的具體情況來(lái)選擇記賬，本公司是按星期記賬，也就是說(shuō)7-9天的一起做，這樣也大大減少了工作量，而且簡(jiǎn)單明了。而應(yīng)收應(yīng)付三欄賬，它分兩個(gè)部分，前面的一半是應(yīng)收，后面的全是應(yīng)付，應(yīng)收應(yīng)付再分不同的供應(yīng)商，應(yīng)收的話主要就是針對(duì)掛賬的公司或客戶，凡是掛賬的通通都要有簽單合同以及單位負(fù)責(zé)人的簽名，公司的公章等等，一般的私人就采用臨時(shí)掛賬，但須本公司經(jīng)理以上的人擔(dān)保：應(yīng)付的分類是按供應(yīng)商來(lái)分的，比如廣州市百福，莫海彬蔬菜，利豐廚具等等……資產(chǎn)負(fù)債就要復(fù)雜一點(diǎn)，它里面還要分很多，具體有現(xiàn)金，銀行存款，其他應(yīng)收款，營(yíng)業(yè)外支出，營(yíng)業(yè)外收入，待攤費(fèi)用，固定資產(chǎn)，累計(jì)折舊，長(zhǎng)期待攤費(fèi)，短期借款，應(yīng)付工資，應(yīng)付福利，應(yīng)交稅金，其他應(yīng)付款，預(yù)提費(fèi)用，實(shí)收資本，本年利潤(rùn)，未分配利潤(rùn)等。費(fèi)用明細(xì)賬就是財(cái)務(wù)費(fèi)用，管理費(fèi)用，以及營(yíng)業(yè)費(fèi)用。

　　登賬過(guò)程中如果出了錯(cuò)只要?jiǎng)澋糁貙?xiě)就可以了，文字錯(cuò)了用筆劃去，數(shù)字錯(cuò)了就用紅筆劃去再用黑筆寫(xiě)上就成，從“現(xiàn)收”開(kāi)始，每一張憑證都要編號(hào)，一般順序是“現(xiàn)收”“銀收”“銀付”“現(xiàn)付”，這個(gè)沒(méi)有明文規(guī)定，怎么方便就用哪種，一個(gè)月的登入完畢后就要本月合計(jì)，累計(jì)，有的還要結(jié)轉(zhuǎn)，比如費(fèi)用，收入。賬本在登賬時(shí)一定要蓋好章，行一蓋上上年結(jié)轉(zhuǎn)，行末蓋上過(guò)次頁(yè)，然后再是承前頁(yè)，月末再合計(jì)，累計(jì)就可以了，結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)用紅筆寫(xiě)。

　　三、匯總、試算平衡

　　其實(shí)這步應(yīng)在登賬之前，因?yàn)檫@步容易發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，把所有的憑證全部拿來(lái)科目匯總，用t字賬來(lái)表示，現(xiàn)金，銀行存款等一個(gè)個(gè)分好類，與此同時(shí)還要做電腦賬，電腦上須建立幾個(gè)表，例如，收支表，費(fèi)用表，毛利表，收支表主要分左邊的現(xiàn)金收入，支出，右邊的銀行收入，支出。費(fèi)用表就是管理費(fèi)用，營(yíng)業(yè)費(fèi)用，和財(cái)務(wù)費(fèi)用，一般營(yíng)業(yè)費(fèi)用單獨(dú)做，而管理費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用可以做在一張表上，因?yàn)橥ǔ�營(yíng)業(yè)費(fèi)用比較多。財(cái)務(wù)費(fèi)用的明細(xì)就是pos機(jī)手續(xù)費(fèi)，利息，以及銀行手續(xù)費(fèi)，pos手續(xù)費(fèi)一般就是客戶通過(guò)刷卡消費(fèi)扣的手續(xù)費(fèi)，銀行手續(xù)費(fèi)就是給供應(yīng)商匯款等其他的手續(xù)費(fèi)，利息一般有應(yīng)收利息和存款利息，應(yīng)收利息是公司借款給其他公司或個(gè)人,還就是投資定期應(yīng)收的利息,這兩種就用"應(yīng)收利息"。存款利息是沖抵財(cái)務(wù)費(fèi)用科目的,是公司的款項(xiàng)在銀行產(chǎn)生的利息另外,如要每月計(jì)提存款利息,分錄為:借:應(yīng)收利息 貸:財(cái)務(wù)費(fèi)用 但一般不是定期存款的話不會(huì)做上面的分錄,而是在收到銀行利息時(shí)做賬: 借:銀行存款 貸:財(cái)務(wù)費(fèi)用。管理費(fèi)用的話，購(gòu)買發(fā)票，就是管理費(fèi)用——辦公費(fèi)，每個(gè)月扣員工的租金水電就是沖減速管理費(fèi)用的宿舍租金水電用紅字沖減，以及一些招待費(fèi)，電話費(fèi)等。營(yíng)業(yè)費(fèi)用就廣得多了，水電費(fèi)，燃?xì)赓M(fèi)，油費(fèi)，行車路橋費(fèi)，廣告費(fèi)，員工保安費(fèi)，洗滌費(fèi)，折扣抹零，綠化費(fèi)，待攤費(fèi)，提成等等。如待攤費(fèi)用每個(gè)月都要攤銷，借：營(yíng)業(yè)費(fèi)用——待攤費(fèi) 貸：待攤費(fèi)用 發(fā)提成就是 借：營(yíng)業(yè)費(fèi)用——提成 貸：現(xiàn)金

　　做好科目匯總后就編一個(gè)試算平衡表，接著就是對(duì)賬，賬要上的賬要和電腦上的，以及科目匯總的一致。

　　四、編制報(bào)表

　　每個(gè)月的忙活其實(shí)都是為了這幾張表，資產(chǎn)負(fù)債表，損益表，毛利表，費(fèi)用表等。這些表的制作要注意格式方面的細(xì)小問(wèn)題，以及電腦記賬時(shí)一定要細(xì)心細(xì)心再細(xì)心。

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