電子檔案安全管理的策略論文

　　1電子文件歸檔管理制度的安全策略

　�、匐娮游募�是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網(wǎng)絡(luò)傳輸，并且可作為參考資料通過計算機系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。

　�、谥挥形谋�、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

　�、蹚臍w檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔�；�于計算機網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲在指定磁盤。

　�、茈娮游募�歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

　�、蓦娮訖n案管理系統(tǒng)采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數(shù)據(jù)資料+數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。

　　⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉(zhuǎn)存，實行檔隨人走“終身制”。

　�、邥r間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續(xù)完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經(jīng)上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

　　2安全保密制度

　�、俎k公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時間修改一次。非單位內(nèi)部計算機未經(jīng)上級批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。

　　②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

　　3數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

　�、俜菃挝粌�(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權(quán)限方可進入系統(tǒng)進行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。

　�、诟鶕�(jù)檔案的保密等級，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

　�、劭梢詫ν忾_放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級批復(fù)再進行調(diào)閱。

　　4檔案數(shù)據(jù)管理維護制度

　�、僬J真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

　�、跀�(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責(zé)管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全；

　�、鄹鞑块T數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

　　5數(shù)字檔案鑒定銷毀制

　　①堅定數(shù)字檔案時，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

　　②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

　　6檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度

　　①數(shù)字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時計算機突發(fā)故障，須盡快通知技術(shù)部進行排障，切忌個人盲目處理。

　�、谥概蓪Ｈ吮９苡脖P、光盤等存儲載體，切忌將介質(zhì)外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個人娛樂。

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