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關(guān)于高校檔案信息化的應(yīng)用
隨著信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,高科技應(yīng)用產(chǎn)品參與各行業(yè)管理，高校檔案管理工作也越來越多的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)化管理。牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院檔案管理也隨之進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院是由原牡丹江市職工大學(xué)，牡丹江廣播電視大學(xué)，牡丹江大學(xué)建工學(xué)院資源整合后合并而成�，F(xiàn)設(shè)有中專，大專，�？破瘘c(diǎn)升本科，遠(yuǎn)程開放教育等多種辦學(xué)層次。由此，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、產(chǎn)業(yè)化、自動(dòng)化，促進(jìn)現(xiàn)今學(xué)校檔案工作科學(xué)化的發(fā)展尤為重要。
一、高等學(xué)校檔案管理信息化的價(jià)值
近年來，檔案的生成方式在社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展壯大的同時(shí)也產(chǎn)生了很大的變化。由原來的人工書寫、實(shí)體存放等紙讀形式逐漸的轉(zhuǎn)成利用電子專用設(shè)備錄入、儲(chǔ)存的機(jī)讀形式。信息化機(jī)讀形式怎樣在高等院校檔案管理中更具有價(jià)值，更加系統(tǒng)化，更好的為師生提供完善的服務(wù)，是現(xiàn)代信息化檔案管理時(shí)期帶給去人們的重大機(jī)遇。相應(yīng)的解決信息化檔案管理系統(tǒng)研發(fā)、使用過程中所面臨的問題，特別是網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫建立、備份等問題，也將是現(xiàn)代信息化檔案管理給予我們的巨大挑戰(zhàn)。做好檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)前期工作，參考、借鑒、調(diào)查、研究相應(yīng)管理系統(tǒng)、資料，開拓思想、創(chuàng)新優(yōu)化。分析現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)媒介當(dāng)中的安全隱居問題，做好防范工作措施和后續(xù)處理工作辦法將是檔案信息化管理現(xiàn)階段需要攻克的一項(xiàng)難關(guān)。
二、高等學(xué)校檔案管普遍存在的問題
高校檔案的管理、利用是以科學(xué)的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目地，以提升教學(xué)質(zhì)量為最終要求的管理。他不同于以往各類學(xué)校以保管檔案為主要目標(biāo)的檔案管理。其是高校教學(xué)當(dāng)中的重中之重。但是多年來它都以學(xué)院副設(shè)設(shè)施形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲(chǔ)存作用，檔案信息的特定服務(wù)用途并未得到開發(fā)。目前牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)歷教育在校生近3000人，年培訓(xùn)13000多人次。著重強(qiáng)調(diào)完善教學(xué)檔案管理信息化是畢行之路，涉獵多項(xiàng)專業(yè)，整合檔案信息化管理的規(guī)劃、利用尤為重要，要充分發(fā)揮收存檔案信息作用及價(jià)值。
三、加速信息化管理進(jìn)程，提高檔案信息利用率
�。ㄒ唬n案信息化管理應(yīng)用原則
制定和實(shí)施高校檔案信息化管理規(guī)范性、安全性、效益性原則可以提升高校的教學(xué)質(zhì)量和工作效率。依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，使用檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生�，F(xiàn)代網(wǎng)路絡(luò)科技的發(fā)達(dá)，給人們帶來方便的同時(shí)，也伴隨著一定的安全隱患，不法分子常常利用網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取機(jī)密信息。加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)中網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的研發(fā)至關(guān)重要。找尋有效的保護(hù)措施，成立專業(yè)信息技術(shù)部門，確保檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)需人、建物、耗財(cái)?shù)南到y(tǒng)化工程，但它的建立是勢在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原則。結(jié)合學(xué)校自身?xiàng)l件、基礎(chǔ)，發(fā)展方向，服務(wù)對(duì)象等因素，研究其利用率，制定自己的系統(tǒng)模式，化繁為簡，關(guān)注點(diǎn)要、熱點(diǎn)，優(yōu)化信息化檔案管理。
�。ǘ┭邪l(fā)建立檔案管理信息化系統(tǒng)
高校的信息化檔案管理就是在原由的傳統(tǒng)式檔案管理的基礎(chǔ)上加入利用電子專用設(shè)備錄入、儲(chǔ)存、查詢、借取等形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞方式向服務(wù)對(duì)象提供快捷一體化高質(zhì)服務(wù)，提高廣大師生對(duì)檔案信息的利用效率，也相應(yīng)的優(yōu)化檔案從業(yè)人員的工作環(huán)境。1.檔案管理的技術(shù)流程。我們首先應(yīng)當(dāng)建立長效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集、整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫到檔案信息的發(fā)布、查詢、借閱、銷毀等處理流程進(jìn)行全過程控制和管理。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。2.檔案信息化管理建設(shè)。在高校檔案管理的信息化進(jìn)程中，要弘揚(yáng)高校的傳統(tǒng)文化精神，傳承好的管理理念，在此基礎(chǔ)上堅(jiān)持改革創(chuàng)新。要做到運(yùn)用電子技術(shù)，建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便提高檔案利用效率，提升服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上推進(jìn)電子檔案多媒體化改革。整合多方面檔案信息資源轉(zhuǎn)型為數(shù)字化管理，建設(shè)成相關(guān)的全文信息型及多媒體信息型數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多形式信息化輸出，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。要注意的是對(duì)于整編后歸檔的檔案信息需要進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收程序方可入庫，以確保檔案信息完整、準(zhǔn)確。3.提升檔案信息化管理水平。檔案從業(yè)人員是高校檔案信息化改革的核心要素。其自身素質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)，開拓及創(chuàng)新精神，所擁有的管理理念都影響著檔案管理水平和質(zhì)量。學(xué)院應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理部門的創(chuàng)建，加大吸收專業(yè)檔案從業(yè)人員充實(shí)隊(duì)伍，定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者，以便于在之后的工作中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，保量優(yōu)質(zhì)提升檔案管理水平。
在科技高速發(fā)展的今天，高校檔案應(yīng)用信息化管理也在適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展中不斷的提高提升自己。它的存在反映出一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平及理念。它的完善有助于提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。它的發(fā)展日益加快，也任重道遠(yuǎn)。
作者:王憲民 單位:牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院
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