高效會(huì)議8大原則，你做到了嗎？

　　頻繁、低效、無(wú)聊的會(huì)議不僅會(huì)浪費(fèi)員工的精力和時(shí)間，嚴(yán)重影響員工的積極性，還會(huì)嚴(yán)重侵蝕高管們的領(lǐng)導(dǎo)力。如何才能讓每次會(huì)議都高效呢？下面是小編為大家收集的高效會(huì)議8大原則，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　在說(shuō)原則之前，首先問(wèn)大家一個(gè)問(wèn)題：我們?yōu)槭裁匆�開(kāi)會(huì)？

　　無(wú)非有以下幾種：

　　1.溝通信息。如，上傳下達(dá)信息、工作進(jìn)展匯報(bào)等；

　　2.領(lǐng)導(dǎo)布置工作，明確或承諾任務(wù)要求；

　　3.方案的擬寫敲定，意見(jiàn)采集；

　　4.進(jìn)行方案分析、評(píng)審和決策；

　　5.號(hào)召動(dòng)員大家完成某一項(xiàng)目。

　　因此不同目的的會(huì)議有不同的開(kāi)法，主會(huì)人要提前安排好工作，做好準(zhǔn)備。

　　凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

　　會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。

　　因此，為高效會(huì)議打下基礎(chǔ)，需要提前做好充分準(zhǔn)備。比如，明確會(huì)議目的，確定會(huì)議人員，準(zhǔn)備相應(yīng)材料。提前告知參會(huì)人員做準(zhǔn)備，思考會(huì)議想法。同時(shí)，開(kāi)會(huì)組織在要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)測(cè)試所有開(kāi)會(huì)設(shè)施等。

　　凡是會(huì)議，必有主題

　　開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，沒(méi)有主題和流程的會(huì)議，或者議題過(guò)多，都是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。

　　因此，組織者要明確好主題，通知有必要的人員，集中討論高效解決。在專題會(huì)議中，主題只要一個(gè)；綜合性會(huì)議中，議題不要超過(guò)三個(gè)，議題越多，參加人數(shù)越多，導(dǎo)致效率就越低。

　　凡是會(huì)議，必有紀(jì)律

　　俗話說(shuō)，無(wú)規(guī)矩不成方圓，會(huì)議主持人在會(huì)前通知時(shí)說(shuō)明會(huì)議紀(jì)律，提醒遲到要處罰，不能在會(huì)議中私下討論，開(kāi)小差，遵守會(huì)議流程和規(guī)則，這樣對(duì)我們會(huì)議開(kāi)展很有幫助！

　　凡是會(huì)議，必有議程

　　很多主會(huì)人在組織開(kāi)會(huì)時(shí)，都是簡(jiǎn)單粗暴地告訴參會(huì)人員要開(kāi)會(huì)，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。比如，“周五我們開(kāi)個(gè)會(huì)，討論一下年會(huì)的事情！”

　　參會(huì)人員雖然知道主題，但具體要討論什么不清楚。正確做法應(yīng)該是這樣：

　　周五我們開(kāi)個(gè)會(huì)，討論一下年會(huì)的事情。議程如下：

　　1、參會(huì)員分別用3分鐘時(shí)間匯報(bào)各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)年會(huì)的需求；

　　2、大家一起討論并匯總一下今年年會(huì)必須關(guān)注的5個(gè)點(diǎn)，時(shí)間是30分鐘；請(qǐng)大家提前準(zhǔn)備相關(guān)內(nèi)容，準(zhǔn)時(shí)參會(huì)�！�

　　這樣明確清楚的會(huì)議議程，可以讓參會(huì)人員了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，讓他們有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好工作。對(duì)每個(gè)議程定了大概的時(shí)間表，讓人看得更加嚴(yán)謹(jǐn)，會(huì)嚴(yán)格遵守。

　　凡是會(huì)議，必有結(jié)果

　　要知道，開(kāi)會(huì)的目的是解決問(wèn)題，如果會(huì)議最后結(jié)果是“待定”，將那就是在浪費(fèi)大家時(shí)間，這樣是非常低效的。會(huì)議結(jié)束，必須有結(jié)果�；蛘哒f(shuō)，需要跟進(jìn)的事項(xiàng)，必須要確定下一步的行動(dòng)計(jì)劃。

　　這需要主會(huì)人把控好會(huì)議進(jìn)度和方向，出現(xiàn)偏離會(huì)議主題或者啰嗦冗長(zhǎng)附發(fā)言，要及時(shí)提出提醒。

　　凡是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)

　　有一些人工作非常拖沓，開(kāi)會(huì)也是經(jīng)常遲到，這樣會(huì)影響大家的進(jìn)度。守時(shí)，也是對(duì)別人的一種尊重。

　　有人列舉過(guò)一條公式：

　　時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅途時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。

　　因此，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，每項(xiàng)議程也要有大概的時(shí)間限制，不能討論過(guò)久影響其他議題。

　　凡是開(kāi)會(huì)，必有記錄

　　一個(gè)完整的會(huì)議，必須要安排專人做好會(huì)議記錄。因?yàn)榇蟛糠謪��?huì)人員都只會(huì)記錄或者記住自己關(guān)注的內(nèi)容，其他內(nèi)容不怎么關(guān)心。專人的會(huì)議記錄，需要記錄會(huì)議的議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、需要完成時(shí)間及要求、會(huì)議附件等。

　　當(dāng)然，這需要我們記錄人員要做到反應(yīng)快、寫字快、知識(shí)面廣，記憶力、組織能力、傾聽(tīng)能力以及總結(jié)能力都很強(qiáng)的人來(lái)做。

　　凡是會(huì)議，必須追蹤

　　散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空，會(huì)后的追蹤非常重要。會(huì)后，我們要對(duì)會(huì)議中的每項(xiàng)決策進(jìn)行跟蹤及檢查，發(fā)現(xiàn)又意外及時(shí)調(diào)整，確保會(huì)議上討論的事情能夠落實(shí)到位。

　　有人說(shuō)，衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。

　　記住三個(gè)簡(jiǎn)單又有意義的公式：

　�、匍_(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零

　�、诓贾霉ぷ�+不檢查=零

　�、圩プ〔宦鋵�(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

　　拓展內(nèi)容：關(guān)于高效管理控制會(huì)議時(shí)間的方法

　　制定22分鐘的會(huì)議 - 誰(shuí)規(guī)定會(huì)議時(shí)間應(yīng)該是半小時(shí)或1小時(shí)的？這樣的會(huì)議時(shí)間是不是有數(shù)據(jù)支撐？當(dāng)然沒(méi)有。30分鐘或者60分鐘這點(diǎn)時(shí)間要是留給每個(gè)人去闡述、辯論自己的觀點(diǎn)顯然不夠，平均每個(gè)人需要1小時(shí)才能把思路理清。實(shí)際上不是所有的會(huì)議都可以控制在22分鐘內(nèi)，但是很多會(huì)議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會(huì)議的時(shí)間控制的越短越好。

　　1、有一個(gè)基于目標(biāo)的議程 - 有個(gè)明確目標(biāo)的議程將會(huì)使會(huì)議錦上添花、有的放矢。可以考慮在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會(huì)議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。

　　2、提前3天發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng) - 雖然這可能是會(huì)議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬(wàn)不要讓會(huì)議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對(duì)會(huì)議有準(zhǔn)備的那些人的懲罰。（備注：個(gè)人任務(wù)提前24小時(shí)也是足夠的）

　　3、準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始 – 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始的會(huì)議到底有多少？答案是幾乎沒(méi)有。部分情況可能是因?yàn)镺utlook等程序沒(méi)有設(shè)置多個(gè)會(huì)議時(shí)間間隔的功能。為了償還每天的會(huì)議時(shí)間債務(wù)，把時(shí)間控制在22分鐘內(nèi)可以讓你有足夠的時(shí)間來(lái)緩沖和休息。

　　4、站著開(kāi)會(huì) – 站著開(kāi)會(huì)可以提醒大家不要染會(huì)議變得復(fù)雜或者引導(dǎo)到另外一個(gè)目標(biāo)上去。發(fā)表你的觀點(diǎn)或需求，否則就要保持安靜。如果會(huì)上產(chǎn)生分歧，可以將分歧留到會(huì)后進(jìn)行處理。

　　5、不要帶筆記本電腦，只要一個(gè)主持人和會(huì)議記錄者 – 如果你能保證會(huì)議是在22分鐘內(nèi)搞定，那么你就不需要帶任何無(wú)關(guān)的東西進(jìn)去，你需要做的是專心聆聽(tīng)。會(huì)議中只需一個(gè)人主持、一個(gè)人記錄即可。

　　6、沒(méi)有電話，以及其他 – 理由同上

　　7、注意會(huì)議重點(diǎn)！阻止議題蔓延 - 如果你有議程，會(huì)議主持人就要讓所有參會(huì)者遵守議程。如果議程已經(jīng)OK，那么開(kāi)會(huì)的時(shí)候要確保會(huì)議討論離議題太遠(yuǎn)。

　　8、盡可能快的發(fā)送會(huì)議記錄 – 如果會(huì)議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會(huì)議前盡快的將會(huì)議內(nèi)容和決議發(fā)出來(lái)。

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