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大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的分析報告
大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的分析報告
1 引言
1.1系統(tǒng)開發(fā)的意義
大學(xué)教育是高等教育的高等層次，是培養(yǎng)和造就高層次人才的主要途徑。當(dāng)今世界的科技競爭表明，要贏得競爭，首先要擁有各種創(chuàng)造性的高層次科技人才。這種人才的數(shù)量和質(zhì)量，已成為各國經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展的決定性力量。隨著大學(xué)生招生規(guī)模逐年擴大，其管理工作量也必將不斷增加，如何使大學(xué)生管理人員從日常事務(wù)中解脫出來，使大學(xué)生的管理工作從微觀事務(wù)性向宏觀決策性轉(zhuǎn)變，已成為提高大學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的一個主要問題。而開發(fā)大學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)這一目標(biāo)必不可少的。開發(fā)本系統(tǒng)的目的就是將現(xiàn)代化信息處理技術(shù)運用到大學(xué)生管理中，提高工作效率。其次，在實現(xiàn)高等教育信息化的進程中，開發(fā)某高校大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)也是信息化的一個重要組成部分。另外，通過大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高管理人員的素質(zhì)，促進本校的管理水平和效率的提高，提供多層次的學(xué)生信息服務(wù)和實用的使用手段，以滿足管理過程中對大學(xué)生信息的共享和利用，并可為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供快捷、有效的輔助信息。
1.2 開發(fā)背景
在我國學(xué)位與大學(xué)生教育信息管理工作中，計算機輔助管理在一定程度上已用于招生、培養(yǎng)、學(xué)籍、學(xué)位、學(xué)科建設(shè)和分配等各個方面，并取得了一定的成效，對提高管理水平與效率發(fā)揮了積極作用。學(xué)位與研究生教育信息管理的網(wǎng)絡(luò)化是指將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用于研究生教育信息管理過程中，實現(xiàn)信息的采集整理和管理使用的科學(xué)化、規(guī)范化和效率的最大化。部分高校開發(fā)了基于單機版的管理信息系統(tǒng)，包括招生、學(xué)籍、教學(xué)、學(xué)位、分配等。一些知名高校進行了各管理子系統(tǒng)的集成，并將局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)技術(shù)運用于學(xué)位與大學(xué)生教育信息管理中，開發(fā)基于客戶/服務(wù)器（C/S）或瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，適應(yīng)了當(dāng)代學(xué)位與研究生教育迅速發(fā)展的需要。
高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)作為高校教務(wù)管理中重要的一項工作，面對越來越高的管理需求，管理部門必須對復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)進行整理，對學(xué)生和教師的需求做出迅速、準(zhǔn)確、可靠的反應(yīng)，使整個學(xué)校的教務(wù)管理工作規(guī)范化、合理化、科學(xué)化、整體化。
為了充分利用學(xué)校目前的網(wǎng)絡(luò)條件及信息資源，節(jié)約有限的資金和人力，為了解決現(xiàn)行高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中存在的問題，最重要的是為了提高學(xué)校的管理水平，我們需要在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開發(fā)出功能齊全的新系統(tǒng)。
2 初步調(diào)查
這次調(diào)查主要是采取訪問和座談會的方式對研究生處的各個管理環(huán)節(jié)和要求進行實地調(diào)查和交流，了解其管理的運作方式和管理業(yè)務(wù)流程，分析了研究生處現(xiàn)有管理系統(tǒng)的基本運行情況和不足，探討其需求并提出相應(yīng)的可行性分析報告。
2.1現(xiàn)有情況
結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)分析主要是在充分認識原信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過詳細調(diào)查、問題識別、系統(tǒng)化分析，最后完成新系統(tǒng)得邏輯模型設(shè)計。在詳細調(diào)查階段，我們通過查閱資料和訪問等調(diào)查方法，收集了大量的資料，充分了解了現(xiàn)行高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀以及其存在的問題，為下一步的工作奠定了一定的基礎(chǔ)。
1.組織結(jié)構(gòu)調(diào)查
多數(shù)高校都有一定的組織部門，這些部門之間存在著隸屬關(guān)系或管理與被管理的關(guān)系，經(jīng)過調(diào)查，我們將原系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖如圖2.1：
圖1 組織結(jié)構(gòu)圖
在高校中，校長負責(zé)管理教務(wù)處、學(xué)生處、研究生處以及財務(wù)處等組織部門，其中教務(wù)處和學(xué)生處主要負責(zé)管理學(xué)生信息和成績信息，通過這兩個處的分工與合作，可以實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息的共享，方便教師和學(xué)生的查詢，大大提高了教務(wù)管理工作的效率。
2.管理功能結(jié)構(gòu)圖
為了實現(xiàn)高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)，該系統(tǒng)必須具有以下各種功能：系統(tǒng)管理、學(xué)生基本信息管理、學(xué)生成績管理、獎懲管理、異動管理和畢業(yè)生信息管理。在詳細調(diào)查中，我們可以用管理功能層次圖來描述從系統(tǒng)目標(biāo)到各項功能的層次關(guān)系，如圖2所示：
圖2 高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖
通過高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖，可以清楚地看到每個管理模塊的基本功能，下面詳細的描述學(xué)籍信息管理系統(tǒng)中每個模塊主要完成的管理功能：
（1）學(xué)生基本信息管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生的基本信息的管理，如學(xué)生報到注冊后的學(xué)號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、家庭住址和備注等情況的信息，這個模塊可以進行信息的添加、修改、查詢等操作。
�。�2）學(xué)生成績信息管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生各學(xué)期的成績錄入、成績修改、成績查詢和成績的統(tǒng)計與分析。提供多方面的查詢，并能生成成績信息表，為獎懲管理模塊和異動管理模塊提供簡明清楚的數(shù)據(jù)信息。
�。�3）獎懲管理模塊主要包括以下功能：根據(jù)學(xué)生的成績判斷出學(xué)生在校期間所獲得的各種獎勵或者所受的各種處罰記錄，并提供查詢功能。
�。�4）異動管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生在校期間的休學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍變動信息的錄入，并提供修改和查詢功能。
�。�5）畢業(yè)生信息管理模塊主要包括：畢業(yè)生的相關(guān)信息的登記、學(xué)生畢業(yè)后的工作單位等信息的查詢功能。
2.2 現(xiàn)有系統(tǒng)運行狀況
Office辦公軟件的運用只能對一些數(shù)據(jù)進行簡單的存儲和管理，工作效率低下，存在很多問題：
�、傩畔⒉荒芄蚕恚翰块T與部門間形成了一個個信息的孤島，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不能
實現(xiàn)信息的流通。管理工作很難形成一個有機的整體，沒有統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計。
②信息冗余：報表多，數(shù)據(jù)重復(fù)存放，容易造成數(shù)據(jù)不一致性。
�、燮脚_過于老化：操作平臺的硬件配置已跟不上工作量的需求。
④管理效率有限：管理工作還是停留在半手工操作的階段，工作繁瑣，效率低下。
2.3 用戶需求分析
隨著招生規(guī)模的不斷擴大，以及我校校園網(wǎng)的接通，傳統(tǒng)的管理模式和落后的管理手段必將制約研究生處的發(fā)展。所以很有必要開發(fā)能集成到新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)中的基于C/S的研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)，以簡化日常管理業(yè)務(wù)的繁瑣操作，提高研究生日常管理的無紙化程度，并提高資源的共享能力。
3 可行性分析
3.1 經(jīng)濟上的可行性研究
經(jīng)濟可行性分析包括對項目的預(yù)付費用和經(jīng)濟效益進行研究。（以下投資、收益均可為預(yù)測額，且不考慮價格變動因素）。
3.1.1預(yù)付費用支出包括：
�。�1）硬件設(shè)備的購置費用（可對原有計算機硬件進行升級）
（2）系統(tǒng)軟件及輔助設(shè)備的購置、運輸、安裝、調(diào)試、費用、共約3萬元。
（3）機房及附屬設(shè)施費用，共約8萬元。
�。�4）應(yīng)急預(yù)算支出，共約1.5萬元。
3.1.2經(jīng)濟效益包括：
（1）能夠用貨幣度量的經(jīng)濟效益。
使用新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)后，可大大提高工作效率，從而精簡機構(gòu)，節(jié)約勞動力，節(jié)減工資開支及其它相關(guān)辦公用品費用的開支。
�。�2）不能夠用貨幣度量的經(jīng)濟效益。
使用新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)后，能向校方及用人單位提供更多更全的有效信息，不僅能使校方各級領(lǐng)導(dǎo)更清晰無誤地儲存、了解學(xué)生的學(xué)籍、培養(yǎng)等基本情況，幫助他們獲取大學(xué)生的各項信息，從而提高相關(guān)的決策效率。而且能夠及時準(zhǔn)確的向用人單位提供研究生的所有信息，促進大學(xué)生就業(yè)，以高就業(yè)率吸引更多的學(xué)生報考本校，增加大學(xué)生生源。
3.2 技術(shù)上的可行性研究
新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)其綜合技術(shù)水平能夠滿足和適應(yīng)當(dāng)前以及將來一段時期（至少5年）的學(xué)籍管理變化，不論用戶的多少，地點的遠近都不會影響系統(tǒng)對查詢提供合適的響應(yīng)。并且在對數(shù)據(jù)的精確度、存取容易程度、數(shù)據(jù)保密等技術(shù)上能夠給予充分的保證。其中安全方面，系統(tǒng)采用project2003作為數(shù)據(jù)庫后臺，并對用戶劃分了等級，賦予不同的權(quán)限，防止篡改資料等破壞性行為的發(fā)生。該系統(tǒng)平臺可應(yīng)用于win9x/me/2000/xp,具
有較好的兼容性。還值得強調(diào)的是，新系統(tǒng)開發(fā)后仍可進行擴充、升級，以適應(yīng)新情況的變化及需求。
3.3 操作上的可行性研究
新的大學(xué)生學(xué)籍系統(tǒng)開發(fā)、安裝好后，操作員只需經(jīng)過短時間的培訓(xùn)，就可熟練地操作。因為該系統(tǒng)在操作上比舊系統(tǒng)更為簡單、便捷，只有少數(shù)環(huán)節(jié)需進行專門學(xué)習(xí)。用戶對建立后的新系統(tǒng)在操作上無明顯的不適應(yīng)性，也很少會出現(xiàn)控制失靈、減慢操作等問題。既使對于外來客戶（如用人單位）進行查詢，其操作非常簡單明了，并且在操作界面上附有詳細的幫助欄，使原來不熟悉系統(tǒng)操作的人也能迅速進行操作。
3.4 管理上的可行性
新系統(tǒng)的運用能夠?qū)崿F(xiàn)精簡管理機構(gòu)，使權(quán)責(zé)明確，提高管理效率，其數(shù)據(jù)共享功能可使上級各部門間信息交流暢通無阻，從而避免信息不對稱帶來的決策失誤。因此，該系統(tǒng)方案得到學(xué)籍管理人員及上層領(lǐng)導(dǎo)的一致好評及支持。
4 業(yè)務(wù)流程圖
高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖就是運用一些規(guī)定的符號和連線，在功能結(jié)構(gòu)分析的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)處理過程中的每一步驟用一個完整地圖表示出來，它描述了高校學(xué)籍信息管理系統(tǒng)內(nèi)各組織機構(gòu)之間的業(yè)務(wù)處理過程及其之間的關(guān)系。
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