辦公室秘書怎樣提升自己的辦事能力

　　【摘要】辦公室秘書崗位是一項綜合性工作崗位，作為一名合格的辦公室秘書，要想能辦事，會辦事，辦好事，必須具備不斷提升自己的辦事能力。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室秘書； 提升；辦事能力

　　做過辦公室工作的人都知道，辦公室工作主要分三塊，辦文、辦會、辦事。每一塊工作都需要相應(yīng)的能力才能做好。外人眼中更多關(guān)注的可能是辦文的能力，但從事辦公室工作的人會有體會，“辦事”并不比“辦文”要求低，辦事是辦公室的重要職能， “會不會辦事”是一個人重要的工作能力。某種程度上來說，辦事的難度更大，要求更高。辦文一次寫不好，還可以重寫或反復(fù)修改，自己寫不好，還可以請其他同志甚至是領(lǐng)導(dǎo)幫忙出謀劃策。但辦事就只是一次性的結(jié)果，辦成什么樣就是什么樣，別人有時是來不及補(bǔ)救的，會辦事，就是把好事辦好，把難事辦成；不會辦事，就是把好事辦砸，把簡單事辦復(fù)雜。因此，我們努力探索辦事的基本規(guī)律，力求不論辦任何事情，都辦得明明白白的，而不是稀里糊涂的。當(dāng)然，如何提升辦公室秘書的辦事能力仁者見仁智者見智，從我多年從事辦公室工作的體會來看，要想提升辦事能力，需要注重以下三“力”的培養(yǎng)。

　　一、判斷力

　　從某個角度來說，辦公室工作是一個判斷的工作。幾件事擺在眼前，要認(rèn)真進(jìn)行分析，不能眉毛胡子一把抓，要保證突出重點，分清主次，區(qū)別權(quán)屬，判斷什么是急的，什么是不急的，什么是必須辦的，什么是緩辦的。要盡量替領(lǐng)導(dǎo)弄清真相，多為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始、最準(zhǔn)確的依據(jù)。判斷是否準(zhǔn)確往往決定事情辦得是否順利。

　�。ㄒ唬┡袛嗍虑榈妮p重緩急。辦公室工作錯綜復(fù)雜，千頭萬緒，有時同時來好幾件事情，這件事需要辦，那件事也等著辦，這時就特別需要耐心和細(xì)心，要不厭其煩，不厭其碎，不厭其小，認(rèn)真辦好每一件事。

　　辦公室工作突發(fā)事情多，越在緊急情況下，越要穩(wěn)住心態(tài)，不能亂了陣腳，慌了手腳。先將事情進(jìn)行判斷，分清事情的輕重緩急，把握辦事節(jié)奏。緊急情況可先辦理再請示。如遇緊急事項來不及請示時，就要由辦公室主任快速擬定協(xié)調(diào)方案，按照工作程序先處理后請承。遇事要認(rèn)真分析，沉著冷靜，決不能憑想象來。

　　更不能人云亦云，捕風(fēng)捉影。

　　判斷事情的緩急，并不以“哪個領(lǐng)導(dǎo)說的”為標(biāo)準(zhǔn)，而是要以時效性為依據(jù)，不能聽風(fēng)就是雨，要先觀察判斷是否還會有變數(shù)，如果因為變化一次次地修改通知和方案會使辦公室的可信度大大降低。但是有時效性要求的事情一定不能耽誤，耽誤就是誤事，如果是急事，加班加點也要把它完成，還有些事情可以緩辦的就緩辦。

　　（二）判斷事情的歸屬權(quán)限。辦公室工作涉及面廣、雜，如果事先不做好分類就去請示領(lǐng)導(dǎo)，只會把領(lǐng)導(dǎo)搞得莫名其妙，把事情搞復(fù)雜。因此遇事要先判斷事情的歸屬，先要跟主管部門溝通，問清是怎么回事，原由在哪，到了什么程度，然后分門別類，歸納匯總，有側(cè)重地簡要上報。

　　不要喧賓奪主，要尊重職權(quán)分工。每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己的分管工作，在做請示處理問題上，要按照領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)的范圍，向主管領(lǐng)導(dǎo)請示報告，要實行單向請示，不可多頭請示。如果遇到綜合性較強(qiáng)同時涉及面廣的工作，要按照主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)的指示精神去辦。在工作過程中要及時向有關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)通報情況，如果出現(xiàn)意見不一致，則建議領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面研究，不可來回傳話，防止傳話人因理解上的問題，造成不必要的誤會。

　　不要越權(quán)，要經(jīng)常跟分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。不要越級請示匯報，如果越級請示了，就是把分管領(lǐng)導(dǎo)放在了一個很尷尬的位置上，如果上級沒有作出直接指示，上級的上級老給你作出安排，那么這個領(lǐng)導(dǎo)就被晾一邊了，工作怎么能夠進(jìn)行下去，如果條件允許，最好是在辦事之前先跟直接領(lǐng)導(dǎo)匯報，這樣可以把兩個領(lǐng)導(dǎo)的指示結(jié)合起來抓好落實。

　　二、協(xié)調(diào)力

　　辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作包括了內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，涉及公務(wù)接待、會議會務(wù)、通知文件的貫徹落實，不僅部門之間需要協(xié)調(diào)，上下級之間需要協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)之間也需要協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是否到位會直接影響工作的進(jìn)展，有效地協(xié)調(diào)可以提高工作的效率，發(fā)揮各部門的職能和作用。

　�。ㄒ唬�準(zhǔn)確定位，明確職責(zé)。作為一名秘書，要準(zhǔn)確定位不錯位。明確職責(zé)是做好協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵。在高校的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系中，秘書身處領(lǐng)導(dǎo)的身邊，為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這一特殊的組織關(guān)系決定了秘書必須準(zhǔn)確定位好自己的角色，秘書要站在全局的位置上把握協(xié)調(diào)工作，只有把握全局，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握問題的實質(zhì)。只有想到全局，才能與領(lǐng)導(dǎo)思考問題的方向保持一致。

　　作為一名秘書，要準(zhǔn)確就位不越位。決不能越過配角扮演舞臺上的主角，與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生矛盾、對立和抵觸，犯“角色沖突”的錯誤。

　　在上下級關(guān)系協(xié)調(diào)時，無論是對上還是對下，秘書必須嚴(yán)守本分，不擅權(quán)越位。遇到問題，不替領(lǐng)導(dǎo)拍板，要積極和領(lǐng)導(dǎo)反饋，提出相應(yīng)的預(yù)案，及時請示、匯報。對待基層單位，要公平待人、表現(xiàn)親和、尊重訴求，要深入基層收集相關(guān)信息，主動聽取有關(guān)方面的想法和心聲，預(yù)先做好協(xié)調(diào)和了解工作。對待平級部門，要友好協(xié)作、多方溝通、取長補(bǔ)短。

　�。ǘ�）加強(qiáng)溝通，協(xié)調(diào)各方。辦公室是橋梁紐帶，全院的活動往往涉及眾多部門，此時只有辦公室出面組織協(xié)調(diào)，發(fā)揮各部門專長，合理分工，協(xié)作完成任務(wù)。

　　一項活動的開展，需要多個部門共同參與，對于這種沒有明確權(quán)屬的工作，領(lǐng)導(dǎo)往往委派辦公室牽頭，各部門參與，分工合作。此時，辦公室一方面要發(fā)文向各部門說明活動的目標(biāo)、擬定的實施方案、工作的進(jìn)度等方面內(nèi)容，進(jìn)行信息溝通。另一方面，各部門在磨合的過程中出現(xiàn)隔閡和矛盾時，需要辦公室及時加強(qiáng)各方的信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)相互信任和理解，推進(jìn)彼此的諒解。

　　協(xié)調(diào)活動的外在表現(xiàn)是對事的協(xié)調(diào)，實質(zhì)是人與人關(guān)系的協(xié)調(diào)。作為秘書要以坦誠的態(tài)度對待矛盾的雙方，用疏導(dǎo)的方法理順各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各種柔性協(xié)調(diào)方法處理人員之間的矛盾和沖突，保證工作的順利推進(jìn)。

　�。ㄈ�）動之以情，準(zhǔn)確切入。作為一名秘書，在協(xié)調(diào)各方利益和矛盾時，要善于找到解決問題的關(guān)鍵點和突破口。

　　首先，要找到溝通的切入點。協(xié)調(diào)的關(guān)鍵是多方或雙方的溝通。但在溝通的過程中，會受到諸多因素的影響，使溝通受阻。這時，就要求秘書人員必須全面分析協(xié)調(diào)雙方的實際情況及利益訴求，找出其中的—致點和分歧點。從雙方的一致點出發(fā)，把雙方認(rèn)識上相同、相近或相融之處綜合形成初步協(xié)調(diào)方案。把這一方案發(fā)放給各方，多跑動，多協(xié)調(diào)，勸說雙方以大局為重，求同存異，逐級化解矛盾。

　　其次，要用好感情牌。協(xié)調(diào)工作是一種微妙的關(guān)系處理，善于發(fā)揮好情感的因素。這就要求秘書在日常的人際交往中，要注意樹立好自我形象，和各部門的主要負(fù)責(zé)人建立穩(wěn)定友好的關(guān)系。要在深入基層調(diào)研時，認(rèn)真傾聽各方訴求，在言語交流中，適當(dāng)?shù)亓髀冻鰧λ麄兝�益訴求的認(rèn)同和理解，并及時地把他們的意見反饋給領(lǐng)導(dǎo)，讓自己成為大家都信得過的人。這樣在矛盾僵持不下時，才有可能適當(dāng)?shù)貏佑脗�人的人際關(guān)系，以情化解矛盾。

　　三、督辦力

　　高校辦公室工作沒有督辦力，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃就不能貫徹落實，上級的政策和領(lǐng)導(dǎo)指示就不能執(zhí)行到位。推動落實領(lǐng)導(dǎo)決策和重點工作，辦公室具有無可替代的作用。提高督辦力度，切實加強(qiáng)監(jiān)督和實施，確保落實領(lǐng)導(dǎo)決策。協(xié)調(diào)有關(guān)部門聯(lián)動，把握好監(jiān)督工作的重點，采取有效措施，確保重要工作付諸實踐。

　　高校的日常工作牽涉到教學(xué)、科研、學(xué)生、教師和上級領(lǐng)導(dǎo)部門，很多工作由于各種原因，造成有部署不落實或者是落實不力等，出現(xiàn)這類情況時，就需要辦公室來進(jìn)行督辦落實。因此，在日常工作中，對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，辦公室要積極推進(jìn)，督辦相關(guān)部門、責(zé)任人盡快落實，要實時監(jiān)督，確保政令暢通，要主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報事情的進(jìn)展情況。

　　實施必要的監(jiān)督可以加快執(zhí)行的進(jìn)度和確保執(zhí)行的效果，缺少必要的監(jiān)督與檢查，任務(wù)往往很容易落空。監(jiān)督從任務(wù)下達(dá)時開始，不斷跟蹤進(jìn)行，便于在每一環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)的差距，以便進(jìn)行修正和完善。否則一旦任務(wù)期限到達(dá)未完成任務(wù)，再來檢查和監(jiān)督進(jìn)行補(bǔ)救，就會延長任務(wù)完成的時間，工作效果也大打折扣。

　　秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的助理，特殊的身份要求秘書除了要具備良好的職業(yè)素質(zhì)外，更要在日常的工作中不斷積累經(jīng)驗教訓(xùn)，注意培養(yǎng)自己的判斷力、協(xié)調(diào)力和執(zhí)行力，不斷提升自己的綜合實力，做到能辦事、會辦事、辦好事。

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