強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作流程的秘訣時(shí)間管理

　　如果仔細(xì)檢閱企業(yè)大老板的工作流程，不難發(fā)現(xiàn)，這些老板們的行程表安排的密密麻麻，絕少有時(shí)間被平白浪費(fèi)。成功人士不同于一般人的一點(diǎn)是，他們的時(shí)間管理能力都很強(qiáng)，小至日常工作生活流程安排，大到職業(yè)生涯規(guī)劃。

　　加班，有時(shí)候是業(yè)務(wù)繁忙，但更多時(shí)候是不懂得規(guī)劃自己的業(yè)務(wù)流程。同樣的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)量，職場(chǎng)老人做起來(lái)為何比職場(chǎng)新人省時(shí)省力又好，與其說(shuō)是經(jīng)驗(yàn)值較高，不如說(shuō)是因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)，讓老人更懂得如何規(guī)劃安排手上的工作，因此比新人的效率要高。

　　那么，上班族的業(yè)務(wù)時(shí)間管理要怎么培養(yǎng)？

　　首先，你應(yīng)該了解自己分內(nèi)之工作細(xì)項(xiàng)，了解自己的核心業(yè)務(wù)執(zhí)掌之主題，從每天/周/月/季/年的角度，找出所有你所負(fù)責(zé)之工作，與公司其他同仁的配搭關(guān)系，了解每一件事情的目的、功能、作法、配合單位等等。

　　再來(lái)，最好的作法，就是劃一張圖表，將工作細(xì)項(xiàng)表列清楚，把所有工作間的關(guān)系、主從順序搞清楚，分出輕重緩急，抓出每項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行的最佳時(shí)段與所需時(shí)間，務(wù)必通透各種業(yè)務(wù)間彼此的配搭關(guān)系。

　　第三，以周為單位，將自己每天的例行工作業(yè)務(wù)寫(xiě)下來(lái)，計(jì)算出所占據(jù)之時(shí)間，找出自己的業(yè)務(wù)執(zhí)行流程/模式，（做成圓餅圖最能評(píng)估自己在各項(xiàng)工作上所花的時(shí)間占比，做兩個(gè)圓餅圖，一個(gè)是實(shí)際工作時(shí)間占比，一個(gè)是工作項(xiàng)目所創(chuàng)造的收益占比，兩相比較，就可知道哪些工作需要先做？）了解自己是否特別在哪些時(shí)段發(fā)呆（行程表中為空白之時(shí)段）？亦或者在哪些時(shí)段工作效率特別好？

　　第四、謹(jǐn)記工作的核心目的，按照自己的業(yè)務(wù)執(zhí)掌的輕重緩急，和工作細(xì)項(xiàng)所需時(shí)間和最佳工作時(shí)段，利用時(shí)段切割法，（例如以九十分鐘為單位，規(guī)劃自己的工作。九十分鐘規(guī)劃的好處是，三小時(shí)能切成兩段，于是將上午分成兩大段，下午分成三到四段）重新編排自己的日常業(yè)務(wù)流程表，做出最有效率的分配（記得必要的留白，簡(jiǎn)單說(shuō)就是安排些可做可不做的工作，以應(yīng)付可能的意外狀況發(fā)生時(shí)需要彈性調(diào)整行程，例如時(shí)段四，忙碌時(shí)多出一個(gè)加班時(shí)段），務(wù)必安排最流暢的工作流程，不要出現(xiàn)得為同一健事情反復(fù)跑進(jìn)跑出的現(xiàn)象。常常許多時(shí)間的浪費(fèi)，就在不經(jīng)意的疏忽與重復(fù)相同動(dòng)作間流失。

　　9:00~10:30 10:30~12:00 12:00~1:00 1:00~2:30 2~30~4:00 4:00~5:30 5:30~7:00

　　時(shí)段一 時(shí)段二 休息 時(shí)段三 時(shí)段四 時(shí)段五 時(shí)段六(彈性)

　　第五、實(shí)際執(zhí)行看看，以周為單位，該周結(jié)束后自行檢討，找出時(shí)間被浪費(fèi)掉的地方和原因。然后再拉高自己的視野，從公司/部門(mén)的高度，思考自己的工作延誤將造成哪些環(huán)節(jié)的阻塞，又該用什么方式解決，再進(jìn)行修正，一直到找出最順暢（快速但省力）的工作流程為止。這需要一點(diǎn)堅(jiān)持，得有耐性，從每日工作流程開(kāi)始檢討架構(gòu)起，到最后一整年每季每月每周每天每時(shí)該做什么事情，都能表定清楚，按表操課，才算是架構(gòu)出審慎而又綿密的工作流程。

　　舉例來(lái)說(shuō)，如果你是業(yè)務(wù)員，該如何安排外出拜訪客戶(hù)的時(shí)間以及拜訪行程，不讓時(shí)間浪費(fèi)在交通往返上，就是一門(mén)大學(xué)問(wèn)。此外，規(guī)劃提案時(shí)間和內(nèi)容，讓業(yè)務(wù)提報(bào)更精準(zhǔn)而不是空談閑聊(結(jié)果耽誤了下一個(gè)工作)，也是業(yè)務(wù)員必須注意的事情。每周固定抽時(shí)間回訪客戶(hù)，追蹤進(jìn)度，和主管同事會(huì)報(bào)等等，必須審慎嚴(yán)密的規(guī)劃行程，才不會(huì)日復(fù)一日的得過(guò)且過(guò)。

　　所謂工作，就是利用有限的時(shí)間和資源，創(chuàng)造出最大效益的勞動(dòng)。因此如何提升工作流程時(shí)間管理，減少個(gè)人時(shí)間成本的浪費(fèi)，盡可能提升個(gè)人資源的使用效益，找出和其他人工作配搭的最佳方式，從而以最小的力氣創(chuàng)造最大的效益，就是時(shí)間管理的核心價(jià)值所在。懂得規(guī)劃時(shí)間，一天節(jié)省十分鐘，一個(gè)工作年下來(lái)就省了兩千五百分鐘，足足有四十小時(shí)，等于多出一周的工作時(shí)間，不可不謹(jǐn)慎仔細(xì)。

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