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文化和技術(shù)秘書學(xué)教材品質(zhì)提升的兩翼論文
近年來，出版了不少秘書學(xué)教材，其中不乏優(yōu)秀之作。但通觀秘書學(xué)教材，質(zhì)量方面確也存在一些不足之處。例如，在秘書專業(yè)技能部分，辦公設(shè)備操作、印章防偽和信息保密等知識(shí)體系陳舊、技術(shù)含量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代秘書工作實(shí)踐要求；在秘書文化部分，雖論及了中外秘書制度、秘書機(jī)構(gòu)、秘書職業(yè)的起源等，但也只是在秘書史部分一帶而過，沒有在秘書的時(shí)間管理、秘書接待、寫作交際等工作領(lǐng)域一以貫之�！叭宋慕逃涂茖W(xué)教育的融合是社會(huì)發(fā)展的要求，是當(dāng)代教育的一大趨勢(shì)，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的需要�！雹倜貢鴮W(xué)教材的水準(zhǔn)要上一層樓，就必須汲取相關(guān)學(xué)科的前沿成果，整合技術(shù)和文化，真正拓展廣度和深度，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為此，筆者研讀了近5年來12冊(cè)秘書學(xué)高校教材，并重點(diǎn)參照了《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》（2006年版）和陸瑜芳著第十九次印刷的獲獎(jiǎng)教材《秘書學(xué)概論》。依據(jù)上述教材，結(jié)合保密學(xué)、符號(hào)學(xué)等理論，本文具體從以下三個(gè)方面展開論述。
一、關(guān)注相關(guān)學(xué)科，引進(jìn)最新
技術(shù)，提高工作效能本文所說的技術(shù)是指具體的、可操作的行為和方法，是關(guān)于如何實(shí)現(xiàn)從已知狀態(tài)向目標(biāo)狀態(tài)轉(zhuǎn)化的知識(shí)。具體到秘書工作而言，技術(shù)主要是指在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)及其外圍工具的操作、控制和維護(hù)。
本文主要以印章管理為例闡述引進(jìn)新技術(shù)的重要性。現(xiàn)在許多秘書學(xué)教材，對(duì)印章頒發(fā)、啟用等均有詳細(xì)的介紹，而對(duì)印章防偽沒有提及。
事實(shí)上，近年來偽造印章欺詐的案件逐年上升，秘書應(yīng)保持警覺意識(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)可疑文件必須認(rèn)真開展辨?zhèn)舞b定工作，避免造成重大損失。
“秘書可以吸收公安管理學(xué)中的最新知識(shí)，采用預(yù)置標(biāo)識(shí)、信息互證、技術(shù)鑒定等方法做好印章防偽工作。”②這些操作起來并不復(fù)雜，如預(yù)置標(biāo)識(shí)，就是在印章刻制的時(shí)候，要求制作商預(yù)先設(shè)置特殊字體、特殊痕跡。秘書可以使用光敏和熱敏印油等高科技產(chǎn)品，且定期輪換，這樣在光線照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀變化，從而辨識(shí)印痕真?zhèn)巍?/p>
秘書學(xué)教材在辦公自動(dòng)化操作方面，還可以引進(jìn)速錄和電磁干擾保密技術(shù)；在檔案管理中，可以引進(jìn)非線性檢索技術(shù)；在大型會(huì)務(wù)管理方面，可以引進(jìn)“計(jì)劃評(píng)審法”進(jìn)行微機(jī)項(xiàng)目管理等。這些可以大大提高學(xué)生信息保密、信息分享和工作協(xié)作方面的技能。編寫秘書學(xué)教材時(shí)及時(shí)引進(jìn)這些知識(shí)，有助于學(xué)生與時(shí)俱進(jìn)，汲取相關(guān)學(xué)科的源頭活水，緊跟秘書工作的實(shí)際需要。
二、遵循修辭規(guī)律，運(yùn)用文化
符號(hào)，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號(hào)系統(tǒng)為主要載體，代表一定群體的人文關(guān)懷、價(jià)值取向、倫理觀念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。秘書學(xué)教材應(yīng)在傳授秘書知識(shí)、技能的同時(shí)，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是秘書的常務(wù)工作之一，筆者所選取的12冊(cè)教材中均有涉及。陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》中都比較詳盡地介紹了時(shí)間管理的原則、內(nèi)容、程序等知識(shí)，陸先生還提到了使用臺(tái)歷和備忘錄等時(shí)間管理工具③，國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程還提出了時(shí)間管理的ABCD法則④。
這些處理時(shí)間的方法和原則具有普適性，針對(duì)的是事務(wù)的處理；而處理好時(shí)間還必須“對(duì)人”，即要契合不同對(duì)象的文化差異，正確解讀和書寫文化符號(hào)，進(jìn)行文化的雙向認(rèn)同。為此，教材至少應(yīng)從以下方面加以改進(jìn)。
首先，教材應(yīng)運(yùn)用文化符號(hào)，傳達(dá)人文關(guān)懷。意大利著名哲學(xué)家、符號(hào)學(xué)家艾柯（Eco）對(duì)符號(hào)的定義是：能用來明確指代某一其他東西的一切指號(hào)�！雹萑魏挝矬w，無論語言、文字、圖形、動(dòng)作還是生活用品都可以成為符號(hào)，因?yàn)樗鼈冊(cè)谝欢ǖ恼Z境中都具有“明確指代”的意義。因此秘書的日程安排、辦公室環(huán)境優(yōu)化等，不僅是事務(wù)本身的處理，更重要的是傳達(dá)特殊的符號(hào)意義。例如，從技術(shù)的視野看，時(shí)間是勻速流動(dòng)、質(zhì)量同一的存在方式；
但從文化符號(hào)角度看，時(shí)間具有豐富的表達(dá)意義�！霸诎才艖c典、開業(yè)、展會(huì)等重要活動(dòng)時(shí)，應(yīng)選擇特定文化視野中的良辰吉日，開展七夕舞會(huì)、重陽敬老、中秋賞月、清明郊游等活動(dòng)。這樣不僅可充分體現(xiàn)主辦方對(duì)參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節(jié)慶時(shí)日的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，把現(xiàn)實(shí)交際布置在醇釅的文化語境中，產(chǎn)生順時(shí)應(yīng)人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶�！雹抟虼�，秘書在處理事務(wù)時(shí)，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術(shù)性因素，而且要考量事務(wù)處理所達(dá)到的溝通意義或情感效果。
其次，遵循修辭規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文化的雙向認(rèn)同。怎樣在事務(wù)處理過程中體現(xiàn)情感關(guān)懷？美國著名新修辭學(xué)家肯尼斯·伯克認(rèn)為，修辭成功的根本是在情感、利益和對(duì)立面上的認(rèn)同⑦。秘書在安排日程時(shí)，選擇在建交五周年的日子邀請(qǐng)對(duì)方重訪，這種日期安排本身就是一種文化認(rèn)同，表達(dá)了對(duì)彼此友誼的珍視。當(dāng)然，不僅日程安排如此，在秘書接待、會(huì)務(wù)安排、禮品饋贈(zèng)等活動(dòng)中都應(yīng)正確表達(dá)文化符號(hào)，促進(jìn)文化認(rèn)同。1986年英國女王伊麗莎白二世訪華前夕，女王的秘書團(tuán)隊(duì)認(rèn)真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當(dāng)時(shí)，女王向先念主席贈(zèng)送了一封遲到390年的信———英國女王伊麗莎白一世在1596年寫給明朝萬歷皇帝的一封信，這封信表達(dá)了英中兩國之間貿(mào)易能得到發(fā)展的愿望。當(dāng)時(shí)由于信使遭遇不幸，那封信一直沒有送到。這封遲到的信件認(rèn)同了中英兩國友好往來的美好愿望，寄托著對(duì)愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動(dòng)。
只有在認(rèn)同對(duì)方的同時(shí)也讓對(duì)方認(rèn)同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長(zhǎng)久的合作關(guān)系。在秘書的辦公室環(huán)境優(yōu)化中，陸先生的《秘書學(xué)概論》和《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》都提出了安全、美觀、協(xié)調(diào)等總體要求，但是均沒有提出文化表達(dá)和文化認(rèn)同的概念。文化符號(hào)的表達(dá)無處不在，通過辦公室的藝術(shù)雕塑、名人字畫、人物合影、光榮榜、規(guī)章制度展示等多個(gè)環(huán)境元素，可以展示自身的組織文化。一個(gè)團(tuán)隊(duì)特有的制度嚴(yán)格、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)、勇于爭(zhēng)先的精神風(fēng)貌，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的美學(xué)修養(yǎng)、社會(huì)人脈、思想境界都是組織的財(cái)富，是一種彌足珍貴的軟實(shí)力，在凝聚力量、促進(jìn)合作，贏得社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中將發(fā)揮重要作用。
三、以史為鑒，以人為范，
促進(jìn)技術(shù)和文化的融合以史為鑒，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書精神文化的融合。秘書的保密工作非常重要，但目教育與培訓(xùn)●●41SECRETARY’SCOMPANION2013年第6期前的秘書學(xué)教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識(shí)的介紹方面。這種專業(yè)知識(shí)體系的缺漏是非常危險(xiǎn)的�，F(xiàn)代竊密者往往掌握先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)峻的形式倒逼著文秘教育者必須與時(shí)俱進(jìn)，在教材中引導(dǎo)未來的“秘書綜合運(yùn)用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。
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文本限制是讓盡可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內(nèi)容。盡管這種技術(shù)處理的邏輯鏈?zhǔn)菄?yán)密的，但在實(shí)際保密工作中遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
聯(lián)系我國公文保密的歷史，不難發(fā)現(xiàn)文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機(jī)構(gòu)、文種等眾多因素。而這在我國歷代保密制度中都有提及�！皻v代建立的專門的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而為統(tǒng)治者提供了寶貴的治國經(jīng)驗(yàn)，也為各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中國古代兵書《六韜·龍韜》記載，西周時(shí)期曾用物體長(zhǎng)短表示某種意義的“陰符”，還運(yùn)用“陰書”方法將一份文件拆分成三個(gè)部分分別傳送進(jìn)行保密。這些保密技術(shù)對(duì)現(xiàn)代文本編碼和分拆隱藏仍有啟迪意義。在教材中引進(jìn)保密工作的歷史文化，可以把當(dāng)代的保密技術(shù)放置在歷史發(fā)展的系統(tǒng)中觀察，更易于把握秘書工作的規(guī)律和時(shí)代趨勢(shì)；可以以史為鑒，避免犯類似的錯(cuò)誤。
以人為范，促進(jìn)秘書專業(yè)技術(shù)與秘書人文素養(yǎng)的融合。絕大多數(shù)泄密事件的發(fā)生并非技術(shù)落后或制度不完善所致，秘書職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任的缺失是重要原因。長(zhǎng)期以來，秘書教材缺少對(duì)職業(yè)道德應(yīng)有的強(qiáng)調(diào)，即便有相關(guān)章節(jié)也只是教條式陳述，很少有教材凸顯秘書人物在職業(yè)教育上的示范作用。如果金融學(xué)教材中沒有巴菲特，電影學(xué)教材中沒有斯皮爾伯格，中藥學(xué)教材中沒有李時(shí)珍，那將是非常大的缺憾。這種沒有“人”的教材，在秘書界還真是不少。事實(shí)上唯有“人”才是至為珍貴的教育教學(xué)資源。把嚴(yán)守機(jī)密，“不言溫室之樹”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏征，紹興師爺王祖輝以及現(xiàn)代著名秘書陳布雷和胡喬木等著名秘書人物引進(jìn)教材，可以避免職業(yè)道德教育的枯燥說教。他們獨(dú)特的職業(yè)魅力，既可以充實(shí)學(xué)生的精神生活，使學(xué)生在感悟、體認(rèn)、欣賞乃至享受職業(yè)學(xué)習(xí)中獲得學(xué)習(xí)的興趣和意義，也可以使學(xué)生見賢思齊，實(shí)現(xiàn)由求業(yè)目標(biāo)向獻(xiàn)生目標(biāo)的飛躍。他們身上所體現(xiàn)出的“傳統(tǒng)文化的涵養(yǎng)熏陶對(duì)于文秘工作者身心的全面發(fā)展，對(duì)文秘工作自身的建設(shè)都有積極意義，特別是對(duì)有志于獻(xiàn)身文秘事業(yè)的文秘專業(yè)學(xué)生有著特殊的價(jià)值”。
⑩
總之，技術(shù)和文化是教材質(zhì)量提升的雙翼。秘書學(xué)教材就應(yīng)汲取最新科研成果，拓展教材知識(shí)的深度和適用度，使教材緊跟社會(huì)實(shí)踐的步伐。教材如過于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性，就成了操作內(nèi)容刻板羅列的工具性操作手冊(cè)。秘書學(xué)教材只有實(shí)現(xiàn)技術(shù)性與文化性相結(jié)合，才能在培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能的同時(shí)，提升學(xué)生的職業(yè)道德和人文情懷，使學(xué)生成為一個(gè)既能做事又會(huì)做人的有人情味的人。
注釋：
①劉曉明，張江林.技術(shù)型人才“文化準(zhǔn)備”的定位與實(shí)施［J］.中國大學(xué)教學(xué)，2005（8）.
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④劉康，陳李翔等.秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程（四級(jí)秘書）［M］.北京:中央廣播電視大學(xué)出版社，2006.
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�、薰孜洌硇愫�.論秘書時(shí)間管理工作中的文化調(diào)諧［J］.
秘書之友，2011（2）.
⑦鞠玉梅.肯尼斯·伯克新修辭學(xué)理論述評(píng):關(guān)于修辭的定義［J］.四川外語學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（1）.
⑧郭炎武.機(jī)要文本的保密策略［J］.秘書，2012（12）.
⑨王舒雅.淺窺歷代公文的保密［J］.檔案學(xué)通訊，2008（6）.
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