建筑工程檔案管理制度

　　在當(dāng)下社會，制度對人們來說越來越重要，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護(hù)公平的作用。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編精心整理的建筑工程檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　第一章總則

　　1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

　　1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

　　1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

　　1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

　　第二章工程檔案管理機構(gòu)的職責(zé)

　　2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。

　　2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

　　2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

　　第三章項目工程檔案管理流程

　　3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

　　3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

　　3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

　　3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。

　　3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。

　　檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

　　3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。

　　工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

　　第四章項目工程檔案管理

　　4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

　　4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

　　4.3檔案收集工作的要求

　　(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

　　(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

　　(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

　　(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊;

　　(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

　　4.4工程項目資料的收集管理

　　4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

　　4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

　　4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

　　4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

　　收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

　　4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

　　4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

　　4.6項目工程檔案的分類要求

　　(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

　　(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

　　(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

　　(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。

　　4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

　　4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。

　　4.8項目檔案案卷管理

　　4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

　　4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

　　4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)等排列。

　　4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

　　項目檔案號=分類號+案卷順序號。

　　4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

　　4.10工程項目資料的更改

　　4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

　　4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

　　4.11工程項目檔案的借閱

　　需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

　　4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

　　4.13工程項目合同管理

　　工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。

　　工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

　　工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應(yīng)在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

　　第五章附則

　　5.1本制度由項目部負(fù)責(zé)解釋。

　　5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實施。