公務員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀
公務員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀1
�。ㄈ⿻h之后
會議結(jié)束，應做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項：
1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀要等。一般要求盡快形成，會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關保密制度的規(guī)定，在會議結(jié)束后應對與其有關的一切圖文、聲像材料進行細致的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時，應遵守規(guī)定與慣例，應該匯總的材料，一定要認真匯總；應該存檔的材料，要一律歸檔；應該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應該銷毀的材料，則一定要仔細銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后，其主辦單位一般應為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應主動為對方聯(lián)絡、提供交通工具，或是替對方訂購、確認返程的機票、船票、車票。當團隊與會者或與會的特殊人士離開本地時，還可安排專人為其送行，并幫助其托運行李。
二、會場的排座
舉行正式會議時，通常應事先排定與會者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受到社會各界的關注。對有關會場排座的禮儀規(guī)范，基層公務員不但需要有所了解，而且必須認真遵守。在實際操辦會議時，由于會議的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
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小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。
2.面門設座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的'與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座
3.依景設座。所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。
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大型會議，一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。它的最大特點，是會場上應分設主席臺與群眾席。前者必須認真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席臺排座。大型會場的主席臺，一般應面對會場主入口。在主席臺上的就座之人，通常應當與在群眾席上的就座之人呈面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應放置雙向的桌簽。
主席臺排座，具體又可分作主席團排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個不同方面的問題。
其一，主席團排座。主席團，在此是指在主席臺上正式就座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團位次的基本規(guī)則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講，主席團的排座又有單
其二，主持人座席。會議主持人，又稱大會主席。其具體位置之所在有三種方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式會議上，發(fā)言者發(fā)言時不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有二：一是主席團的正前方（見圖十九），二是主席臺的右前方（見圖二十）。
2.群眾席排座。在大型會議上，主席臺之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。
其一，自由式擇座。即不進行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。
其二，按單位就座。它指的是與會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會單位、部門的漢字筆劃的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時約定俗成序列。按單位就座時，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。
在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對主席臺為基準，自前往后進行橫排，二是以面對主席臺為基準，自左而右進行豎排。
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會面，通常是指在較為正式的場合與別人相見。在日常工作中，基層公務員往往需要會見各式各樣的客人。在會見他人時，尤其是當基層公務員以主人的身份在工作崗位上會見正式來訪的客人時，既要對對方熱情、友好，又要講究基本的會面禮節(jié)。從某種意義上來說，假如不講究基本的會面禮節(jié)，那么基層公務員對會見對象的熱情友好往往便難以得到體現(xiàn)。在工作崗位上，會見客人的禮節(jié)甚多。對一般的基層公務員而言，稱呼、問候、介紹、握手、座次、合影等，當屬人人皆須掌握的最基本的會面禮節(jié)。
一、稱呼的習慣
稱呼，一般是指人們在交往應酬中彼此之間所采用的稱謂語。選擇正確的、適當?shù)姆Q呼，既反映著自身的教養(yǎng)，又體現(xiàn)著對他人的重視程度，有時甚至還體現(xiàn)著雙方關系所發(fā)展到的具體程度。
基層公務員在正式場合所使用的稱呼，主要應注意如下兩點。
�。ㄒ唬┓Q呼正規(guī)
在工作崗位上，人們所使用的稱呼自有其特殊性。下述正規(guī)的五種稱呼方式，是可以廣泛采用的。
1、稱呼行政職務。在人際交往中，尤其是在對外界的交往中，此類稱呼最為常用。意在表示交往雙方身份有別。
2、稱呼技術職稱。對于具有技術職稱者，特別是具有高、中級技術職稱者，在工作中可直稱其技術職稱，以示對其敬意有加。
3、稱呼職業(yè)名稱。一般來說，直接稱呼被稱呼者的職業(yè)名稱，往往都是可行的。
4、稱呼通行尊稱。通行尊稱，也稱為泛尊稱，它通常適用于各類被稱呼者。諸如“同志”、“先生”等，都屬于通行尊稱。不過，其具體適用對象也存在差別。
5、稱呼對方姓名。稱呼同事、熟人，可以直接稱呼其姓名，以示關系親近。但對尊長、外人，顯然不可如此。
�。ǘ┓Q呼之忌
以下四種錯誤稱呼，都是基層公務員平日不宜采用的。
1、庸俗的稱呼。基層公務員在正式場合假如采用低級庸俗的稱呼，是既失禮，又失自己身份的。
2、他人的綽號。在任何情況下，當面以綽號稱呼他人，都是不尊重對方的表現(xiàn)。
3、地域性稱呼。有些稱呼，諸如，“師傅”、“小鬼”等，具有地域性特征不宜不分對象地濫用。
4、簡化性稱呼。在正式場合，有不少稱呼不宜隨意簡化。例如，把“張局長”、“王處長”稱為“張局”、“王處”，就顯得不倫不類，又不禮貌。
二、問候的做法
問候，亦稱問好、打招呼。一般而言，它是人們與他人相見時以語言向?qū)Ψ竭M行致意的一種方式。通常認為，一個人在接觸他人時，假定不主動問候?qū)Ψ�，或者對對方的問候不予以回應，便是十分失禮的。 在有必要問候他人時，基層公務員主要需要在問候的次序、問候的態(tài)度、問候的內(nèi)容等三個方面加以注意。
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在正式會面時，賓主之間的問候，在具體的次序上有一定的講究。
1、一個人問候另一個人。一個人與另外一個人之間的問候，通常應為“位低者先行”。即雙方之間身份較低者首先問候身份較高者，才是適當?shù)?。
2、一個人問候多人。一個人有必要問候多個人時，既可以籠統(tǒng)地加以問候，也可以逐個加以問候。當一個人逐一問候許多人時，既可以由“尊”而“卑”、由長而幼地依次而行，也可以由近而遠地依次而行。
（二）問候態(tài)度
問候是敬意的一種表現(xiàn)。當問候他人時，在具體態(tài)度上需要注意四點：
1、主動。問候他人，應該積極、主動。當他人首先問候自己之后，應立即予以回應。
2、熱情。在問候他人時，通常應表現(xiàn)得熱情而友好。毫無表情，或者表情冷漠，都是應當避免的。
3、自然。問候他人時的主動、熱情的態(tài)度，必須表現(xiàn)得自然而大方。矯揉造作、神態(tài)夸張，或者扭扭捏擔，都不會給他人以好的印象。
4、專注。基層公務員在對其交往對象進行問候時，應當面含笑意，以雙目注視對方的兩眼，以示口到、眼到、意到，專心致志。
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問候他人，在具體內(nèi)容上大致有兩種形式，它們各有自己適用的不同范圍。
1、直接式。所謂直接式問候，就是直截了當?shù)匾詥柡米鳛閱柡虻闹饕獌?nèi)容。它適用于正式的人際交往，尤其是賓主雙方初次相見。
2、間接式。所謂間接式問候，就是以某些約定俗語成的問候語，或者在當時條件下可以引起的話題，諸如，“忙什么呢”、“您去哪里”，來替代直接式問好。它主要適用于非正式交往，尤其是經(jīng)常見面的熟人之間。
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基層公務員在具體操作簽字儀式時，可以依據(jù)下述基本程序進行運作。
1.宣布開始。此時，有關各方人員應先后步入簽字廳，在各自既定的位置上正式就位。
2.簽署文件。通常的做法，是首先簽署應由己方所保存的文本，然后再簽署應由他方所保存的文本。
依照禮儀規(guī)范，每一位簽字人在己方所保留的文本上簽字時，應當名列首位。因此，每一位簽字人均須首先簽署將由己方所保存的.文本，然后再交由他方簽字人簽署。此種做法，通常稱為“輪換制”。它的含義是：在文本簽名的具體排列順序上，應輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以示各方完全平等。
3.交換文本。各方簽字人此時應熱烈握手，互致祝賀，并互換方才用過的簽字筆，以志紀念。全場人員應熱烈鼓掌，以表示祝賀之意。
4.飲酒慶賀。有關各方人員一般應在交換文本后當場飲上一杯香檳酒，并與其他方面的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規(guī)性做法。
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1.排列職務。在正式場合接待多方來賓時，往往會依據(jù)其具體的行政職務的高低進行排列。
對于擔任同一行政職務者，可按其資歷即任職的早晚排列。對于已不再擔任行政職務者，則可參照其原職進行排列；但講究將其排在擔任現(xiàn)職者之后。
若是接待團體來賓，其團長或領隊的職務的高低，則是為其進行排列的基本依據(jù)。 2.排列字母。
舉行涉外性質(zhì)的大型國際會議或國際體育比賽時，按國際慣例，可依據(jù)其參加者所屬國家或地區(qū)名稱的首位拉丁字母的先后順序進行排列。若其名稱的首位字母相同，則可依據(jù)其第二位字母的先后順序進行排列。
以下各位字母相同，亦可據(jù)此類推。 3.抵達早晚。
對于駐外機構的負責人或是各類非正式活動的參加者，可依據(jù)其正式抵達現(xiàn)場的時間的早晚進行排列。此種方式，平常亦稱作“先來后到”。
4.報名先后。舉辦大型招商會、展示會、博覽會等商貿(mào)類活動，或上述幾種方式難以采用時，可依據(jù)來賓正式報名參加活動的遲早進行排列。
5.不做排列。此種方式又稱“不排名”。
實際上，它是在難以用其他方式進行排列時的一種特殊變通方式的排列。 為避免接待對象產(chǎn)生疑問或不滿，接待方不管具體采用哪一種禮賓排列方式，均須以適當?shù)男问教崆跋蚪哟龑ο筮M行必要的通報。
�。ㄈ┯团阃� 具體從事來賓接待時，迎送與陪同工作都是接待方必須高度重視，悉心以對的`。 1.來賓的迎送。
接待正式來訪的重要客人，有時可酌情為其安排迎送、送別活動，以示對對方的重視與禮遇�；鶎庸珓諉T負責迎送活動時，主要需要注意兩大問題。
其一，限制迎送的規(guī)模。目前，根據(jù)接待禮儀簡化的要求，有必要對迎送規(guī)模加以限制。
在接待內(nèi)賓時，通常不應安排專門的迎送儀式。即便有必要組織一般性迎送時，亦應務實從簡，在參加人數(shù)、主人身份、車輛檔次與數(shù)量上嚴格限制。
其二，明確時間與地點，對于遠道而來的客人，東道主一方安排專人為其館來送往，往往在所難免。負責迎送來賓者所須重視的，是一定要提前與對方商定雙方會合的時間與地點。
對于迎送來賓的具體時間與地點，雙方不僅要先期確定，而且通常還應講究主隨客便。必要時，在來賓正式動身前，接待人員還須再次與對方進行確認。
2.客人的陪同。在來賓來訪期間，東道主一方在必要時往往會指定專人負責陪同對方。
一般來講，陪同客人時注意事項主要有三： 其一，照顧客人。在客人停留于東道主一方的整個期間，其陪同人員都要從始至終地對客人加以關注。
在不妨礙客人個人自由的前提下，對對方的照顧要主動、周到。 其二，方便客人。
對于客人停留期間所提出的一切合理而正常的要求，陪同人員均應想方設法盡力加以滿足，并主動為其工作、生活提供一切方便。 其
三、堅守崗位。在任何情況下，陪同人員均須堅守崗位，不得以任何借口脫崗。
平時，陪同人員不僅要做到隨叫隨到，還應自覺做到在規(guī)定時間之前到崗。陪同人員等待客人是正常的，而讓客人等待陪同人員則是不應當?shù)摹?/p>
二、信訪的接待 信訪，是對人民群眾來信來訪的簡稱。具體來講，它指的是人民群眾通過來信、來訪或者打電話的方式，直接向國家行政機關反映其個人或集體意愿的一種方式。
由此可見，接待人民群眾的來信來訪，既是基層公務員的職責之一，又是其聯(lián)系群眾，與對方進行溝通、對話的一種方式。 我國政府對待信訪工作的基本原則，是要以事實為依據(jù)，以法律為準繩，了解民意，體察民情，下情上達，上情下知，充分發(fā)揚社會主義民主。
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一次較為正式的會面，賓主雙方往往需要合影留念。在涉外交往之中，對此尤其比較講究。處理合影的問題，通常要求關注下述兩個重點問題：
(一)合影準備
凡預備正式進行的合影，具體負責操辦此事的基層公務員應認真地有所準備。進行準備工作時，須特別關注以下細節(jié)：
1.主隨客便。在合影前，主方宜征求來賓意見，切勿勉強從事。有些外國人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌諱拍照，因而他們對合影多有抵觸情緒。
2.提供照片。合影之后，主方宜向參與合影的各方人士主動提供照片，并保證人手一張。
3.布置場所。正式的合影，均應先期選擇好場地，并進行認真的布置。臨時湊合，往往欠妥。
4.備好器材。拍照時需用的一切器材，均應提前備好、備足，以防在合影時發(fā)現(xiàn)短缺，令人措手不及。
5.確定時間。正規(guī)的合影，在必要時要向所有參加者通報具體的'時間，使對方有所準備。
6.忌諱他用。公務合影的照片，只宜作為資料或紀念。一般不宜用于商務活動，也不得隨便發(fā)表。
(二)合影排位
正式的合影，既可以排列位次，也可以不排列位次。需要排列具體位次時，應首先考慮到方便拍攝與否。與此同時，還應兼顧場地的大小、人數(shù)的多少、身材的高矮、內(nèi)賓或外賓等等。
正式合影的人數(shù)，一般宜少不宜多。在合影時，賓主一般均應站立。必要時，可安排前排人員就座，后排人員則可梯級站立。但是，通常不宜要求合影的參加者蹲著參加拍照。
合影時，若安排其參加者就座，應先期在座位上貼上便于辨認的名簽。
具體涉及合影的排位問題，關鍵是要知道內(nèi)外有別。
1.國內(nèi)合影的排位。國內(nèi)合影時的排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看，又有單數(shù)與雙數(shù)之別。通常，合影時主方人員居右，客方人員居左。
2.涉外合影的排位。在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，宜令主人居中，主賓居右，令雙方人員分主左賓右依次排開。簡言之，就是講究以右為上
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