公司辦公用品管理規(guī)定

　　第一條制定目的

　　辦公用品管理制度是針對本公司辦公用品的計劃、采購、分發(fā)和保管的一項制度，目的在于規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節(jié)約成本，提高辦公效率。

　　第二條負責部門

　　為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經費開支，所有辦公用品的購買和管理，都應由xx部統(tǒng)一負責。

　　第三條辦公用品的分類

　　辦公用品管理制度中的辦公用品通常包括：書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、專項辦公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。具體分為以下三類：

　　1、消耗品：鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。

　　2、管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。

　　3、管理品：剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。

　　第四條辦公用品的購買

　　1、申購

　　根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向xx主任報告，確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并提出。

　　調整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經xx部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質地與數(shù)量，然后到專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。

　　2、采購規(guī)定

　�。�1）在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

　　（2）在各部門申請的辦公用品中，如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經xx部門確認后，直接向有關商店訂購。

　�。�3）xx部門，必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。

　�。�4）按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。

　　3、驗貨

　　所訂購辦公用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質量，確保沒有問題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購進度控制卡上做好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。

　　收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經xx簽字蓋章，作好登記，轉交xx室負責支付或結算。

　　4、注意事項

　　辦公用品原則上由xx統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“xx申請書”的前提下就近采購。在這種情況下，xx部門有權進行審核，并且把審核結果連同申請書一起交付xx部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。

　　第五條辦公用品的保管

　　1、登記

　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

　　2、保管

　　必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

　　3、盤存

　　辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由xx人員負責。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調整清單，使兩者一致。

　　4、持有量調查

　�。�1）必須對本公司各部門所擁有的辦公日用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品做出調查。

　�。�2）調查方式是，每月xx日對前一月領用量、使用量以及余量（未用量）做出統(tǒng)計，向上報告。

　�。�3）xx室對報告進行核對，檢查各部門所統(tǒng)計的數(shù)量是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。

　　第六條辦公用品分發(fā)領用

　�。�1）各部門的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)領用用品臺賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數(shù)量與單價金額。

　�。�2）接到各部門的申請書（兩份）之后，有關人員要進行核對，并在申請受理冊上做好登記，寫上申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱，以及數(shù)量，然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給xx室。

　�。�3）xx室進行核對后，把申請的全部用品各齊，分發(fā)給各部門；

　�。�4）用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書，轉交xx記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。

　　第七條對辦公用品使用的監(jiān)督與調查

　　調查內容包括：

　　1、核對用品領用單據與用品清單。

　　2、核對用品申請書與實際使用情況。

　　3、核對用品領用清單與實際用品清單。

　　經理職責

　　1、核對收支傳票與用品實物清單。

　　2、核對支付傳票與送貨單據。

　　第八條辦公用品的報廢

　　對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關事項。

　　第九條附則

　　本規(guī)定經xx核準后實施，增設修訂亦同。

　　本規(guī)定最終解釋權歸xx。

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