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秘書辦公室禮儀10篇
秘書辦公室禮儀1
（一）尊重秘書在工作中往往代表著機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)
應(yīng)當(dāng)對交往對象給予充分的尊重，體現(xiàn)“尊重在先”的原則。秘書在與他人交談時，不應(yīng)站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產(chǎn)生誤解。
交談過程中，應(yīng)兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，并不時點(diǎn)頭表示正在傾聽。此時如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認(rèn)為對談話漫不經(jīng)心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。
（二）自然秘書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強(qiáng)。
秘書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強(qiáng)作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時可以露出自然的`笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。
（三）穩(wěn)重秘書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏
這就要求秘書舉止要穩(wěn)妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現(xiàn)出自己獨(dú)特的內(nèi)涵。在匯報工作時，應(yīng)神態(tài)安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時，要小心翼翼，輕穩(wěn)就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地制造擾人的噪音。在敲門時，應(yīng)用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關(guān)門時，應(yīng)用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。
（四）端莊端莊。秘書的靜止姿態(tài)以端莊為要。
我國傳統(tǒng)上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書也是適用的。
秘書辦公室禮儀2
機(jī)關(guān)單位辦公室禮儀
辦公室禮儀是處理辦公室人際關(guān)系的行為規(guī)范。
在辦公場所工作人員對上級既要尊重、支持、理解，同時又要保持應(yīng)有的距離，對同事要真誠合作、公平競爭、寬以待人。
在辦公場合要公私分明，私人之事私人場所處理，不要把私事帶到辦公室來。不要在辦公室場合長時間接打私人電話;不要在辦公室場合上網(wǎng)聊天;不要在辦公場合干私活。
在辦公公眾場合不議論領(lǐng)導(dǎo)，不談?wù)摳裾{(diào)不高的話題，不談及私人問題，尤其是小道消息及有損國家公務(wù)員形象的話題。
秘書接待基本禮儀：
1、有人敲門，應(yīng)回答請進(jìn)，或到門口相迎;
2、客人進(jìn)來，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;
4、吃飯時來客，要熱情地邀請客人一同進(jìn)餐�？腿顺赃^飯后應(yīng)送上熱毛巾，并另換熱茶;
5、接受客人禮品，應(yīng)該道謝;
6、向主人或客人介紹對方時，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;
7、客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;
8、客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留;
9、送客要到大門外，走在長者后面;
10、分手告別時，應(yīng)說再見或慢走。
附：辦公室里不要談?wù)摰脑掝}
職場人生風(fēng)云變幻，害人之心不可有，防人不心不可無。千萬別把同事當(dāng)知已，無話不談，把自己的私域圈起來當(dāng)成辦公室話題的禁區(qū)，輕易不讓人涉足，其實(shí)是非常明智的一招，是競爭壓力下的自我保護(hù)。
一、不要談?wù)撔剿畣栴}
同工不同酬是老板常用的手段，但如果用不好，就容易促發(fā)員工之間的矛盾，而且最終會矛頭直指老板，這當(dāng)然是他所不想見的，所以發(fā)薪時老板有意單線聯(lián)系，不公開數(shù)額，并叮囑不讓他人知道。
如果你碰上喜歡打聽薪水的同事，最好早做打算，當(dāng)他把話題往工資上引時，你要盡早打斷他，說公司有紀(jì)律不談薪水;如果不幸他語速很快，沒等你攔住就把話都說了，也不要緊，用外交辭令冷處理：對不起，我不想談這個問題。有來無回一次，就不會有下次了。
二、不要私人生活問題
千萬別聊私人問題，也別議論公司里的是非短長。你以為議論別人沒關(guān)系，用不了幾個來回就能繞到你自己頭上，引火燒身，那時再逃跑就顯得被動。辦公室里聊天，說起來只圖痛快，不看對象，事后往往懊悔不迭。可惜說出口的話潑出去的'水，再也收不回來了。
把同事當(dāng)知己的害處很多，職場是兌技場，每個人都可能成為你的對手，即便是合作很好的搭檔，也可能突然變臉，他知道你越來越容易攻擊你，你暴露的越多越容易被擊中。
三、不要談涉及家庭財產(chǎn)之類的話題
無論露富還是哭窮，在辦公室里都顯得做作，與其討人嫌，不如知趣一點(diǎn)，不該說的話不說。
就算你剛剛新買了別墅或利用假期去歐洲玩了一趟，也沒必要拿到辦公室來炫耀，有些快樂，分享的圈子越小越好。被人妒忌的滋味并不好，因?yàn)槿菀渍腥怂阌嫛?/p>
四、不要講野心勃勃的話
野心人人都有，但是位子有限。你公開自己的進(jìn)取心，就等于公開向公司里的同僚挑戰(zhàn)。僧多粥少，樹大招風(fēng)，何苦被人處處提防，被同事或上司看成威脅。做人要低姿態(tài)一點(diǎn)，是自我保護(hù)的好方法。
在辦公室里大談人生理想顯然滑稽，打工就安心打工，雄心壯志回去和家人、朋友說。你的價值體現(xiàn)在做多少事上，在該表現(xiàn)時表現(xiàn)，不該表現(xiàn)時就算韜晦一點(diǎn)也沒什么不好，能人能在做大事上，而不在大話上。
秘書辦公室禮儀3
服飾禮儀
(1)秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜;
(2)男士適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;
(3)女士則最好穿西裝套裙等職業(yè)裝，不宜佩戴走路發(fā)生聲響的首飾;
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。
接待禮儀
有預(yù)約
(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;
(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;
(3)引領(lǐng)客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當(dāng)心，乘坐電梯時秘書先進(jìn)后出;
(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);
(5)客人告辭時，禮貌送別，根據(jù)客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠(yuǎn)去再返回。
無預(yù)約
(1)熱情問候;(2)了解來意;
(3)耐心傾聽;(4)學(xué)會擋駕。
握手禮儀
(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;
(2)握手時神態(tài)自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;
(3)握手時應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序;
(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。
秘書辦公室工作的說“三”道“四”
“三招”處理事務(wù)是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著社會發(fā)展，辦公室需要處理的事務(wù)工作涉及的范圍越來越廣，復(fù)雜性也越來越強(qiáng)。面對繁雜的工作，如何處理才能做到得體、得當(dāng)、得心?
第一，下好“一盤棋”。就是要樹立“一盤棋”的意識，提高站位，凡事講大局、講規(guī)矩。要樹立大局意識。善于把握大局是做好各項(xiàng)工作的根本要求和重要保證，知道重心在哪里，難點(diǎn)在何處。要注意按規(guī)矩辦事。在處理日常事務(wù)的過程中，特別是接待安排、文件報送等，要牢記“辦事有遵循，行為有規(guī)范，執(zhí)行有尺度”的原則，說話要有根據(jù)，做事要有依據(jù)。要謹(jǐn)慎走好每一步。在處理任何問題上都必須摒棄雜念、穩(wěn)字當(dāng)頭，考慮周到、服務(wù)得體。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，必須事事有回音、件件有交代。
第二，學(xué)會“彈鋼琴”。面對千頭萬緒的工作，要做到緊張有序、妥善得當(dāng)，需要我們學(xué)會彈鋼琴。要分清輕重緩急。任何工作也都有主次、輕重之分，要善于合理安排時間，急事先辦、大事精辦、要事穩(wěn)辦、特事特辦。要學(xué)會統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。面對千頭萬緒的工作，要敲響每一個琴鍵、激活每一個音符，既抓住重點(diǎn)，又兼顧全面。要學(xué)會歸納總結(jié)。彈好一首曲子，必須長期反復(fù)地推敲、錘煉、改進(jìn)。工作也一樣，“吾日三省吾身”，一定要學(xué)會歸納總結(jié)，才能發(fā)現(xiàn)問題，有針對性地予以改進(jìn)，這是提高工作能力的一條捷徑。
第三，當(dāng)好“潤滑劑”。要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，做到尊重而不尊崇，服從而不盲從，在領(lǐng)導(dǎo)面前不能唯唯諾諾。對領(lǐng)導(dǎo)提出的正確意見和做法，要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行;不適合的，要有藝術(shù)性地提出來。要處理好與各部門、各單位的關(guān)系，必須謙虛、熱情、低調(diào)，杜絕門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦的現(xiàn)象。
“四種關(guān)系”
辦事，是每一位工作人員的重要工作內(nèi)容，需要不斷探索、研究。要掌握“辦事的藝術(shù)”，把握好以下幾種關(guān)系：
正確處理過程與結(jié)果的關(guān)系
判斷辦事成功與否，是以結(jié)果為標(biāo)準(zhǔn)而不是以過程為標(biāo)準(zhǔn)。不過，沒有成功的過程，一般來說也不可能有成功的結(jié)果，很難想象辦一件事過程千瘡百孔、問題迭出，卻能得到好的結(jié)果。同樣，也不能以過程的成功來掩蓋結(jié)果上的瑕疵。
處理好這對關(guān)系，主要解決的是“其他都不錯，就差一點(diǎn)點(diǎn)”“沒有功勞也有苦勞”等思想誤區(qū)，防止“不思耕耘，只想收獲”的投機(jī)作風(fēng)。在辦事過程中，重視既樹立“結(jié)果”導(dǎo)向，也在每一個步驟環(huán)節(jié)都追求精益求精，以可控的、正確的過程，確保得到預(yù)期結(jié)果，達(dá)到“水到渠成，瓜熟蒂落”的狀態(tài)。
正確處理獨(dú)立決斷與請示報告的關(guān)系
辦事過程中突然出現(xiàn)新情況，而領(lǐng)導(dǎo)沒有交代應(yīng)對措施，怎么辦?請示報告是第一選擇，能請示的盡量請示。但這個請示不是簡單地把問題上交，而是在向領(lǐng)導(dǎo)報告情況的同時，拿出自己對該問題的處理意見。如果因?yàn)榉N種客觀因素?zé)o法即時請示，可以獨(dú)立決斷，但事后要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告處理情況。
值得一提的是，辦事過程中，有些東西未經(jīng)請示報告不應(yīng)擅自改變。如：有明確制度規(guī)定的，不應(yīng)擅自更改;文字材料中領(lǐng)導(dǎo)親自改動的，不應(yīng)擅自更改;領(lǐng)導(dǎo)專門交代的事項(xiàng)，不應(yīng)擅自更改;多年堅(jiān)持的慣例做法，不應(yīng)擅自更改。要堅(jiān)決防止“先斬后奏、斬而不奏”的思想和做法。
正確處理規(guī)范性與靈活性的關(guān)系
規(guī)范性是評價辦事水平的'一項(xiàng)關(guān)鍵指標(biāo)。每一類事經(jīng)過打磨積累，都會形成相對穩(wěn)定成熟的內(nèi)容、流程、要求等，也就是規(guī)范。遵守規(guī)范，按照規(guī)矩，事就容易辦得好。有的事是開創(chuàng)性的，沒有舊例可循，但在辦的過程中也會逐漸形成規(guī)范。
規(guī)范不是萬能的，在辦事過程中遇到現(xiàn)有規(guī)范不能解決的問題時，需要靈活應(yīng)對，創(chuàng)造性地完成任務(wù)，這就是創(chuàng)新，是對規(guī)范的豐富和發(fā)展。在規(guī)范性與靈活性的問題上還是應(yīng)當(dāng)做到堅(jiān)持規(guī)范，適當(dāng)靈活。
正確處理團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)與單兵能力的關(guān)系
當(dāng)前，工作分工日益精細(xì)，任何一個位置都像是大機(jī)器上的螺絲釘。許多工作任務(wù)，需要多人分工承擔(dān)，講團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)。團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)考驗(yàn)的是合作能力，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個問題：一是明確任務(wù)，勇于擔(dān)當(dāng)。作為領(lǐng)導(dǎo)，布置任務(wù)要不留死角，注意各個環(huán)節(jié)無縫對接;作為工作人員，要敢于承擔(dān)重要任務(wù)，不躲不閃，攻堅(jiān)克難。二是積極完成，不拖后腿。對分配承擔(dān)的任務(wù)，要在規(guī)定時間內(nèi)按照規(guī)定要求高質(zhì)量完成，盡可能提前完成，絕不能拖延。如自己承擔(dān)任務(wù)較多實(shí)難完成，不要礙于面子隱瞞不說，要及時匯報負(fù)責(zé)同志，適當(dāng)請其他同志分擔(dān)，避免耽誤整項(xiàng)工作的進(jìn)度。三是溝通交流，密切配合。要時刻強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)意識，及時互通情況、交流進(jìn)展，虛心聽取大家的意見建議，以融洽的合作關(guān)系保證任務(wù)圓滿完成。
講團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)，并不是否認(rèn)個人能力，注重團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的同時，也要積極加強(qiáng)單兵作戰(zhàn)能力，勤于學(xué)習(xí)，勤于思考，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以單兵能力的增強(qiáng)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力的提高。
秘書辦公室禮儀4
電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調(diào)適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細(xì)的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯(lián)系人、通話內(nèi)容等。
迎送禮儀當(dāng)客人來訪時，應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會客廳或接待區(qū)，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。
握手禮儀愉快的握手是堅(jiān)定有力的，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因。
名片禮儀遞送名片時，應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。
在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，叮當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。
在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。
對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會讓女同事高興。
行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。
辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄�翹上去的樣子都是很難看的。
要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿�、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會被當(dāng)作不務(wù)正業(yè)，弄不好會搞掉自己的飯碗。
接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己�；卮饋碓L者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。
去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準(zhǔn)時赴約，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準(zhǔn)。
秘書辦公室著裝禮儀
秘書在辦公室著裝的服飾應(yīng)以端莊大方、穩(wěn)重高雅為宜。因?yàn)榭钍教^時髦，別人光注意看你的服裝，會忽略了你本人，只有穿著服裝大方得體，別人才會同事注意到你這個人。好的服裝質(zhì)地和好的服裝款式，既能夠恰如其分的表現(xiàn)你的身份和地位，還能增加別人對你的信任和好感。
秘書除了準(zhǔn)備幾條頗具品位的深色或淺色長褲，增加一些成熟和干練感覺之外，更多地應(yīng)該選擇穿著裙裝，因?yàn)槿寡b比較精神和優(yōu)雅，行為也方便，而且很有職業(yè)女性的味道。但是，在選擇裙裝時，一定要特別注意裙子的長度，裙子的`長度是視你自己的腿型與膝蓋的勻稱好看與否決定的。當(dāng)然，過短的裙裝絕不合適在辦公室內(nèi)穿，因?yàn)榧炔环奖阌植谎庞^。
辦公室內(nèi)著裝色彩不能太艷，否則會影響別人的注意力，明晃晃的容易給人不安定的感覺，影響工作。適宜的色彩是柔和雅淡的顏色如灰色，這會給人一種舒適穩(wěn)重容易接近的感覺，而且和目前國際流行的辦公家具的顏色也較協(xié)調(diào)。
辦公室的服飾還有根據(jù)當(dāng)天的天氣情況、個人的情緒、當(dāng)天的約會安排來設(shè)計搭配或選擇合適的上班服裝。
一件質(zhì)地精良、手感良好、設(shè)計大方的上衣配一條垂墜的長褲，或是配一條做工考究的裙子；顏色可以是單色，也可以是同色系，但全身上下以三色為限，色彩應(yīng)協(xié)調(diào)，款式應(yīng)明快，質(zhì)地應(yīng)柔軟滑爽或有垂墜感。對于秘書來講，好的服裝是個人及企業(yè)形象的標(biāo)志，是必需品。他能顯示出權(quán)威性和親和力，便于和客戶之間的溝通，更便于創(chuàng)造與調(diào)節(jié)辦公室內(nèi)的氛圍。
秘書辦公室禮儀5
■ 通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。
■ 接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。
■ 接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。
■ 當(dāng)對方要找的人不在時，在不了解對方的動機(jī)、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的`情況下不要說出指定受話人的行蹤。
■ 當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。
■ 在電話中傳達(dá)事情時，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯。
■ 如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?" ■ 要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
■ 聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
■ 如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
■ 掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。
秘書辦公室禮儀6
一、服飾禮儀
(1)秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜；
(2)男士適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫；
(3)女士則最好穿西裝套裙等職業(yè)裝，不宜佩戴走路發(fā)生聲響的首飾；
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。
二、交談禮儀
(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語；
(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的八卦；
(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑；
(4)不打聽同事的'工資、婚姻狀況等隱私問題；
(5)同事交往盡量不涉及到金錢。
三、接待禮儀
1、有預(yù)約
(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好；
(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上；如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方；
(3)引領(lǐng)客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當(dāng)心，乘坐電梯時秘書先進(jìn)后出；
(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人；先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外)；
(5)客人告辭時，禮貌送別，根據(jù)客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠(yuǎn)去再返回。
2、無預(yù)約
(1)熱情問候；
(2)了解來意；
(3)耐心傾聽；
(4)學(xué)會擋駕。
四、握手禮儀
(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可；
(2)握手時神態(tài)自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句；
(3)握手時應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序；
(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。
五、名片禮儀
(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑?/p>
(2)接到對方名片應(yīng)致謝，認(rèn)真看一遍，念出對方的姓名職務(wù)；
(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片；
(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。
六、電話禮儀
(1)電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接；
(2)接聽時，應(yīng)以溫和的語調(diào)先問好，接著自報家門，秘書接聽電話時，代表的是單位形象，注意用語文明，待對方掛線后再輕輕放下聽筒；
(3)接聽電話時若另一電話響起，應(yīng)請前者稍等，按下電話機(jī)上的閉音鍵再接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話；
(4)左手接電話，右手記錄，做好電話記錄6要素：來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內(nèi)容、記錄署名，重要內(nèi)容記得復(fù)述一遍。
秘書辦公室禮儀7
秘書在辦公室著裝的服飾應(yīng)以端莊大方、穩(wěn)重高雅為宜。因?yàn)榭钍教^時髦，別人光注意看你的服裝，會忽略了你本人，只有穿著服裝大方得體，別人才會同事注意到你這個人。好的服裝質(zhì)地和好的服裝款式，既能夠恰如其分的表現(xiàn)你的身份和地位，還能增加別人對你的信任和好感。
秘書除了準(zhǔn)備幾條頗具品位的深色或淺色長褲，增加一些成熟和干練感覺之外，更多地應(yīng)該選擇穿著裙裝，因?yàn)槿寡b比較精神和優(yōu)雅，行為也方便，而且很有職業(yè)女性的味道。但是，在選擇裙裝時，一定要特別注意裙子的長度，裙子的長度是視你自己的腿型與膝蓋的勻稱好看與否決定的。當(dāng)然，過短的裙裝絕不合適在辦公室內(nèi)穿，因?yàn)榧炔环奖阌植谎庞^。
辦公室內(nèi)著裝色彩不能太艷，否則會影響別人的注意力，明晃晃的容易給人不安定的感覺，影響工作。適宜的色彩是柔和雅淡的顏色如灰色，這會給人一種舒適穩(wěn)重容易接近的感覺，而且和目前國際流行的辦公家具的顏色也較協(xié)調(diào)。
辦公室的服飾還有根據(jù)當(dāng)天的天氣情況、個人的情緒、當(dāng)天的約會安排來設(shè)計搭配或選擇合適的上班服裝。
一件質(zhì)地精良、手感良好、設(shè)計大方的上衣配一條垂墜的長褲，或是配一條做工考究的裙子;顏色可以是單色，也可以是同色系，但全身上下以三色為限，色彩應(yīng)協(xié)調(diào)，款式應(yīng)明快，質(zhì)地應(yīng)柔軟滑爽或有垂墜感。對于秘書來講，好的服裝是個人及企業(yè)形象的標(biāo)志，是必需品。他能顯示出權(quán)威性和親和力，便于和客戶之間的溝通，更便于創(chuàng)造與調(diào)節(jié)辦公室內(nèi)的氛圍。
秘書辦公室服飾著裝禁忌
1、服飾著裝不能體現(xiàn)個性。
對策，人們戲言"鞋合不合適，只有腳知道"，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產(chǎn)生不同的`效果，這是因?yàn)椴煌娜诵愿駳赓|(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個人的特點(diǎn)而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應(yīng)，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個性特征相吻合才是得體的。如果在著裝上不顧個人的特點(diǎn)和自身?xiàng)l件，一味地趕時髦，就不僅不能展示自己的良好氣質(zhì)還會鬧出東施效顰的笑話來。
2、選擇服飾不懂的揚(yáng)長避短。
對策，秘書人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場合。服飾著裝還要體現(xiàn)民族特色。改革開放以來，我國各個領(lǐng)域的對外交往日益擴(kuò)大，秘書人員在各種對外交往活動中與其穿西式服裝，還不如穿民族服裝，這樣既不落谷套又易于引起對方注意。在每年召開的亞太經(jīng)濟(jì)合作組織非正式會議上，與會各國領(lǐng)導(dǎo)都穿戴舉辦國的民族服裝，這表明民族服飾是受人歡迎和尊重的。
3、選擇服飾過于華麗或隆重。
對策，簡潔是當(dāng)今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學(xué)效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當(dāng)做"花瓶""擺設(shè)"看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。
秘書服飾禮儀規(guī)范
秘書正式著裝
在正式和非正式社交場合，秘書應(yīng)穿黑色高跟皮鞋，鞋跟不要太高太細(xì)，以免走路時東搖西擺，步伐不穩(wěn)，影響形象。理想的鞋跟高度是100px至150px。旅游鞋、布鞋與西裝不相匹配，在正式場合是絕對不能穿涼鞋的，否則，被視為不懂禮儀。穿裙子應(yīng)當(dāng)配彈性好的連褲襪，顏色以肉色、淺灰色和淺黑色為常用。缺乏彈性的襪子不要穿，因?yàn)闀谀_腕處形成皺著不雅觀。最好不穿長筒襪，因?yàn)椴缓象w時經(jīng)常會出現(xiàn)在公共場所用手往上啦襪跟的現(xiàn)象，很是失禮。
襪口不能露在裙擺或褲腳下邊，會讓人感覺你的下半身分隔了幾段，很不舒服，挑絲、有洞或用線補(bǔ)過的襪子都不能穿，最好是在手袋里隨身帶有備用絲襪。
秘書外出公務(wù)著裝
外出公務(wù)與辦公室內(nèi)工作不同，前者比較多的暴露在日光下，與他人距離不是很近，又在行動中，而且代表著企業(yè)的形象，因此著裝要求與做法也有所不同。外出公務(wù)的服裝款式應(yīng)得體，不要太緊身，也不宜過分寬松，以舒適大方為宜。服裝質(zhì)地要好，飄逸或挺拔，使你站里行走時透出一種魅力。穿長裙、西裝褲或長至掩蓋高跟鞋的懸垂性好的長褲，也會是你散發(fā)出一種亭亭玉立的莊重。由于是外出，在服裝的色彩搭配方面，上下服裝整體感要求更高，必須協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
秘書飾品的選擇與佩戴
選擇好服裝后，還應(yīng)選擇搭配合適的飾品，首先，飾品的色彩與服裝的色彩要協(xié)調(diào)統(tǒng)一;其次，飾品的風(fēng)格也要和服裝的風(fēng)格相匹配。在辦公室佩戴的飾品不要太顯眼，也不要太繁瑣復(fù)雜，太顯眼往往會分散別人的注意力而影響工作;太繁瑣負(fù)責(zé)也會給你造成尷尬，影響工作效率。
秘書辦公室禮儀8
迎送禮儀
當(dāng)客人來訪時，你應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會客廳或者公共接待區(qū)，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。
名片禮儀
遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ�，接名片時要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。推薦關(guān)注：微信搜索“藍(lán)鼎內(nèi)參(ld821259852)”、
介紹禮儀
介紹的禮節(jié)是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的;將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。
握手的禮儀
愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。
關(guān)于辦公室日常秘書禮儀常識
1、電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調(diào)適中，還要讓對方能感受到你的.微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細(xì)的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯(lián)系人、通話內(nèi)容等。
2、迎送禮儀當(dāng)客人來訪時，應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會客廳或接待區(qū)，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。
3、握手禮儀愉快的握手是堅(jiān)定有力的，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因。
4、名片禮儀遞送名片時，應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
5、在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。
6、在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，叮當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。
7、在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。 8、對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會讓女同事高興。
9、行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。
10、辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄�翹上去的樣子都是很難看的。
11、要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿⑸祷蛩穗[私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會被當(dāng)作不務(wù)正業(yè)，弄不好會搞掉自己的飯碗。
12、接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己�；卮饋碓L者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。
13、去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準(zhǔn)時赴約，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準(zhǔn)。
秘書辦公室禮儀9
電話禮儀
(1)電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接;
(2)接聽時，應(yīng)以溫和的語調(diào)先問好，接著自報家門，秘書接聽電話時，代表的是單位形象，注意用語文明，待對方掛線后再輕輕放下聽筒;
(3)接聽電話時若另一電話響起，應(yīng)請前者稍等，按下電話機(jī)上的閉音鍵再接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話;
(4)左手接電話，右手記錄，做好電話記錄6要素：來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內(nèi)容、記錄署名，重要內(nèi)容記得復(fù)述一遍。
接待禮儀
有預(yù)約
(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;
(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;
(3)引領(lǐng)客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當(dāng)心，乘坐電梯時秘書先進(jìn)后出;
(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);
(5)客人告辭時，禮貌送別，根據(jù)客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠(yuǎn)去再返回。
無預(yù)約
(1)熱情問候;
(2)了解來意;
(3)耐心傾聽;
(4)學(xué)會擋駕。
握手禮儀
(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;
(2)握手時神態(tài)自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;
(3)握手時應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序;
(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。
名片禮儀
(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?
(2)接到對方名片應(yīng)致謝，認(rèn)真看一遍，念出對方的姓名職務(wù);
(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片;
(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。
服飾禮儀
(1)秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜;
(2)男士適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;
(3)女士則最好穿西裝套裙等職業(yè)裝，不宜佩戴走路發(fā)生聲響的首飾;
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。
交談禮儀
(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語;
(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的八卦;
(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑;
(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;
(5)同事交往盡量不涉及到金錢。
日常行為禮儀
注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應(yīng)去專用的吸煙室;
女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補(bǔ)妝，可去洗手間補(bǔ)妝;
工作時間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡;私人電話不要沒完沒了的接，必須接時放低音量走到洗手間或茶水間接聽，避免打擾同事工作。
辦公室秘書要注意的辦公室語言
1)要學(xué)會發(fā)出自己的聲音
老板們賞識那些有自己頭腦和主見的職員。如果你總習(xí)慣“鸚鵡學(xué)舌”的話，那么你在辦公室里就很容易被忽視了，你在辦公室里的地位也不會很高。有自己的頭腦，不管你在公司的職位如何，你都應(yīng)該發(fā)出自己的聲音，應(yīng)該敢于說出自己的'想法。
2)有話好好說，切忌把交談當(dāng)成辯論
在辦公室里與人相處要友善，說話態(tài)度要和氣，要讓人覺得有親切感，即使是有了一定的級別，也不能用命令的口吻與別人說話。更不能用手指著對方，這樣會讓人覺得沒有禮貌，讓人有受到侮辱的感覺。雖然有時候，大家的意見不能夠統(tǒng)一，但是有意見可以保留，一些原則性并不很強(qiáng)的問題，也往往沒必要爭得你死我活?比如，在有些客戶的談判上，如果一味好辯逞強(qiáng)，不僅和客戶沒結(jié)果，也會讓同事們敬而遠(yuǎn)之，久而久之，你不知不覺就成了不受歡迎的人。
3)不要當(dāng)眾炫耀自己
如果你是辦公室里的紅人，如果老板非常賞識你，也不應(yīng)該把這些當(dāng)作炫耀的資本。其實(shí)再有能耐，也應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，天外有天，強(qiáng)中更有強(qiáng)中手，假如哪天來了個更加能干的職員，你將馬上成為別人的笑料。如果你得了一筆額外的獎金，你就更不能在辦公室炫耀，也許別人在一邊恭喜你的同時，也在嫉恨你。
4)不要在辦公室互訴心事
我們身邊總有這樣一些人，她們特別愛侃，性子又特別直，喜歡和別人傾吐苦水，把辦公室當(dāng)作互訴心事的場所。雖然這樣的交談能夠很快拉近人與人之間的距離，使人們之間很快變得友善、親切起來。事實(shí)上，只有1%的人能夠嚴(yán)守秘密。所以，當(dāng)你的生活出現(xiàn)個人危機(jī)，最好還是不要在辦公室里隨便找人傾訴;當(dāng)你的工作出現(xiàn)危機(jī)，比如工作上不順利，對老板、同事有意見有看法，更不要在辦公室里向人袒露胸襟。只要你和其中的一、兩個人說了，相信一周以后，全公司的人都知道了。這種宣傳效果就和在公司全體大會上公布一樣。自己的生活或工作有了問題，應(yīng)該盡量避免在工作的場所里議論，下班以后不妨找?guī)讉�知心朋友好好地傾訴。
秘書辦公室禮儀10
一、做好親切迎客
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
要求做好親切迎客，對于事先預(yù)約的或未預(yù)約來訪者都應(yīng)該親切歡迎，給來訪者以良好的第一印象。
(二)做好親切迎客
當(dāng)你看見來訪者進(jìn)來時，應(yīng)馬上放下手中的工作，站起來，禮貌地招呼一聲"你好，歡迎"。一般情況下不用主動和來訪者握手，如果來訪者主動把手伸過來，你要順其自然，最好能立即確定對方從何處來，叫什么名字。
對于預(yù)約的來訪者，在來之前，你要有所準(zhǔn)備，要事先記住對方的姓名，當(dāng)來訪者應(yīng)約而來時，要熱情地將其引入會客室，立即向上司通報。
遇到事先你并不知道的預(yù)約來訪者時，當(dāng)你問客人："事先約好時間了嗎?"來訪者答："約好兩點(diǎn)鐘見面。"你才知道這是已約好的客人，這時你一定要趕緊道歉："啊，真對不起，失禮了。"因?yàn)檎驹诳腿说牧鰜碚f，既是約好時間才來的，卻被問有沒有約好，內(nèi)心一定感到不太高興，而且也顯示出公司本身信息傳達(dá)沒做好，或是上司忘交待，所以一定要道歉。
有些來訪者事先并未預(yù)約面談時間，而臨時來訪，作為秘書人員，也應(yīng)熱情友好，讓客人感覺是受歡迎的。然后詢問客人的來意，再依當(dāng)時的情況，判斷適當(dāng)?shù)膽?yīng)對方法。如果需要上司接待，要先問清你的上司是否愿意和是否有時間接待。假如上司正在開會或正在會客，并同意見客，你便可以對臨時來訪者說："抱歉，經(jīng)理正在開會，您可等一會兒。"如果上司沒時間接待，你要記下對方的要求，日后予以答復(fù)，不能推諉、拖延或敷衍了事。來訪者沒有預(yù)先約定會談時間，卻突然來訪，你向上司匯報，上司說不能會見，并請你找借口打發(fā)來訪者，這時你的應(yīng)對方式可以有兩種情形：
一種是，請示上司可否派人代理接見來客，如果上司同意派人代理，你可以告訴來訪者"不巧，經(jīng)理正在會客(或開會)，我請×科長來與你談，好嗎?"
另一種是以既熱情又堅(jiān)定的態(tài)度回答上司確實(shí)無法接待的來客，幫助上司擋駕。秘書人員還要學(xué)會在上司受到來訪者糾纏不休時代為解圍。
如果接待的是已確定好的來訪團(tuán)組，則通常應(yīng)根據(jù)上司的意圖擬定接待工作方案，它包括來訪客商的基本狀況(公司名稱、來客人數(shù)、日期、來訪目的、要求);公司接待的詳細(xì)安排(接待日程、各類接待人員名單、主要活動、日常迎送往來事務(wù)性工作)，經(jīng)上司批準(zhǔn)后，分頭布置各方面按接待方案落實(shí)。接待結(jié)束，秘書人員應(yīng)將整個接待工作進(jìn)行總結(jié)，寫成報告，作為存檔資料。
(三)相應(yīng)知識
禮貌與禮節(jié)
禮貌是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為，它體現(xiàn)了時代的風(fēng)尚與人們的道德品質(zhì)，體現(xiàn)了人們的文化層次和文明程度。禮貌是一個人在待人接物時的外在表現(xiàn)。這種表現(xiàn)是通過儀表、儀容、儀態(tài)以及語言動作來體現(xiàn)的。一個人傲氣十足、出言不雅、動作粗俗、衣冠不整就是對他人沒有禮貌。有禮貌的人待人恭敬，熱情大方，行為舉止顯得很有教養(yǎng)。
禮節(jié)是人們在日常生活中，特別是在交際場合中，相互問候、致意、祝愿以及表示相互尊重的慣用形式，禮節(jié)是禮貌的具體表現(xiàn)。
禮貌、禮節(jié)之間是相互聯(lián)系、相互制約、相輔相成的。有禮貌而不懂禮節(jié)，容易失禮。我們有時會看到某些人雖然對他人有恭敬、謙虛之心，但在與人交往時卻顯得手足無措，或因禮節(jié)不周而使人覺得尷尬;還有一種人雖懂禮節(jié)，但在施禮時卻缺乏誠意，這些都是因?yàn)闆]有真正理解禮貌、禮節(jié)的含義。講究禮貌、禮節(jié)，既不能機(jī)械模仿，也不能故作姿態(tài)。禮貌、禮節(jié)是一個人內(nèi)在素質(zhì)的外現(xiàn)，禮貌、禮節(jié)必須是發(fā)自內(nèi)心的，是內(nèi)在素質(zhì)與外在表現(xiàn)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
(四)注意事項(xiàng)
一、注意接待中的問候和稱謂禮節(jié)。
1.問候禮節(jié)。問候禮節(jié)主要是指在接待來賓時使用規(guī)范化的問候用語。
見到初次來賓應(yīng)說："您好!見到您很高興!"如系以前認(rèn)識，相別甚久，見面則說："您好嗎?很久未見了。"
來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接著應(yīng)問："您有什么事需要我?guī)兔?您是初次來這里嗎?路上辛苦了。"
平時遇到來賓，應(yīng)道好問安，一般說："你好。"對于較熟悉的客人可以說："您好嗎?"分別時則說："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或說："祝您一路順風(fēng)，請轉(zhuǎn)達(dá)我們對您家屬的問候"等。
如知客人身體不好，應(yīng)關(guān)心地說："請多保重。"當(dāng)氣候變化的時候應(yīng)告誡客人"請多加一些衣服，當(dāng)心感冒。"
如遇客人的生日或節(jié)日期間，應(yīng)向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。
客人即將離去時，應(yīng)主動對客人說："請對我們的工作提出寶貴意見。"
2.稱謂禮節(jié)。用恰如其分的'稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節(jié)。不應(yīng)直呼其名�？煞Q："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時，在一定場合也可稱職務(wù)，如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經(jīng)理"。
二、做好熱忱待客
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。
(二)做好熱忱待客
在帶領(lǐng)來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側(cè)前一米處引導(dǎo)�？蛇呑哌呄騺碓L者介紹環(huán)境。要轉(zhuǎn)彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側(cè)身轉(zhuǎn)向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務(wù)。到達(dá)會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進(jìn)入，如果門往內(nèi)開，自己先進(jìn)入，按住門后再請客人進(jìn)入。一般右手開門，再轉(zhuǎn)到左手扶住門，面對客人，請客人進(jìn)入后再關(guān)上門，通常叫做外開門客先入，內(nèi)開門己先入。
有時會客室的布置，經(jīng)常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導(dǎo)坐位的行動是有必要的。
客人來到后，秘書人員要負(fù)責(zé)端茶倒水，當(dāng)然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優(yōu)秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。
熱忱待客，看似簡單，實(shí)則不然，秘書人員熱情周到待客所表現(xiàn)出來的形象，就是整個單位形象的縮影。
(三)相應(yīng)知識
1.交際心理基本原則
這里所說的交際心理基本原則，實(shí)際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠地尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎(chǔ)上還要注意以下幾項(xiàng)原則
(1)自尊與尊人的原則
自尊是指一個人對自身的一種態(tài)度，它是自我意識的一種表現(xiàn)形式。一個人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴(yán)，就叫做自尊。
尊人指的是對待他人的一種態(tài)度，這種態(tài)度要求承認(rèn)和重視每個人的人格、感情、愛好、職業(yè)、習(xí)慣、社會價值以及所應(yīng)享有的權(quán)力和利益。尊人，從社會角度來說，它是一個重要的道德規(guī)范;對個人來說，則是一種良好的道德品質(zhì)。
尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當(dāng)我們使用"請、您、謝謝、對不起、……"這些用語時，是尊人的表現(xiàn);來了客人起立招呼，上茶時雙手捧上，也是尊人的表現(xiàn)。
(2)內(nèi)在美與外在美的原則
外在美主要是指一個人外部形態(tài)的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現(xiàn)出來的美。內(nèi)在美主要是指一個人內(nèi)心世界的美，是其在文化素養(yǎng)、道德品質(zhì)和思想境界等方面所具有的美。
交際禮儀就是表現(xiàn)人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個有機(jī)的整體，使人們在交際活動中能夠充分展現(xiàn)出自己美的風(fēng)采。
(3)自信大方與適應(yīng)環(huán)境的原則
自信大方和適應(yīng)環(huán)境是一種互補(bǔ)的關(guān)系。
一個自信的人保持著一種積極主動的心理狀態(tài)，因此面對一些意外的情況，他能處變不驚，鎮(zhèn)定自若，及時地采取相應(yīng)的措施予以補(bǔ)救，而決不會手足無措。即使出了一點(diǎn)差錯，他也敢于落落大方地向?qū)Ψ奖硎厩敢�，求得對方的諒解，從而安然過關(guān)。
我們強(qiáng)調(diào)適應(yīng)環(huán)境的原則并不意味著人們在交際活動中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當(dāng)會引起對方的不快。如是這樣，容易引起對方的猜疑。適應(yīng)環(huán)境與自信大方應(yīng)當(dāng)和諧地統(tǒng)一起來。
(4)言行適度與交往目的原則
人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。
人的行為總是為了達(dá)到一定的目的、獲得某項(xiàng)具體結(jié)果的。特別是在今天，世界正處于新技術(shù)革命的時代，社會的飛速發(fā)展迫使人們不得不樹立嶄新的時間觀念。那些沒有實(shí)際意義的"虛禮"已日益失去了市場。因此，我們在進(jìn)行一項(xiàng)交際活動之前，都應(yīng)認(rèn)真地思考一番，此番交際活動的目標(biāo)究竟是什么?可以采取哪些最省時、最簡便的禮儀形式達(dá)到這一目標(biāo)。
2.與來訪者言談的禮節(jié)
言談是人際傳播的重要手段，若要使之在人際交往中發(fā)揮更大的作用，除了做到言簡意明，我們還應(yīng)力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節(jié)。
直接言談即聽者與言者在同一場所進(jìn)行的面對面交流。在直接言談中，有以下幾點(diǎn)須多加注意的：
(1)談吐的儀態(tài)。不論言者還是聽者，交談時雙方必須保持精神的飽滿;表情自然大方和顏悅色;站立寒喧也好，坐著聊天也罷，兩人均應(yīng)目光溫和、正視對方，以示尊重;兩人之間的距離可視雙方關(guān)系的親疏而定。
(2)話題的選擇。所謂話題，就是言談的中心。話題的選擇反映著言談?wù)咂肺坏母叩�。選擇一個好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預(yù)示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談?wù)呦猜剺芬姷脑掝}。如天氣狀況、風(fēng)土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌諱的話題。如個人的私生活(包括一個人的年齡、婚姻、履歷、收入、住址等其他方面的家庭情況)、令人不快的事件(疾病、死亡、丑聞、慘案等)、以及某人生活習(xí)慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后，不宜談?wù)撟约翰簧跏煜さ脑掝}。
(3)言者的表現(xiàn)。談話者語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確明了，語意完整，合乎語法;語言輕柔，語調(diào)親切，語速適中。同時，要顧及聽者的情緒與心理的變化，不可滔滔不絕"一言堂"式地說個沒完，或大搞"酒逢知己千杯少，話不投機(jī)半句多"而冷落了某些人，更不能選用只有在場少數(shù)幾個人聽得懂的外語或方言與個別人交談而置多數(shù)人于不顧。不雅的口頭禪甚至粗、臟的語言"垃圾"在言談中應(yīng)杜絕使用。言談間，適當(dāng)運(yùn)用各種手勢能起到錦上添花的作用，但手勢過多、動作幅度過大卻會有輕浮、欠穩(wěn)重之感，甚至產(chǎn)生畫蛇添足之效果。
(4)聽者的反應(yīng)。與言者相比，聽者在交談中處于相對被動的地位，全神貫注，認(rèn)真聆聽是其首要任務(wù)。在聆聽時要適時作出積極的反應(yīng)，以表明你聆聽的誠意。如點(diǎn)頭、微笑或簡單重復(fù)對方的談話要點(diǎn)等。同時恰如其分的贊美不可缺少，它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對方的講話或隨意插話，是聽者的忌諱，因?yàn)檫@對言者有不敬、失禮之嫌，故應(yīng)盡量避免。當(dāng)然，在交談中做"永遠(yuǎn)"的聽眾，一言不發(fā)也是會令眾人掃興的。
言談過程中，目光應(yīng)以溫和、大方、親切為宜，應(yīng)多用平視的目光語，雙目注視對方的眼鼻之間，表明重視對方或?qū)ζ浒l(fā)言頗感興趣，同時也體現(xiàn)出自己的坦城。那種故意回避對方或閃爍不定的目光語，均會形成交談?wù)系K，應(yīng)該摒棄。但當(dāng)雙方緘默不語，或別人失言時，不應(yīng)再看著對方，以免使已有的尷尬加劇。
(四)注意事項(xiàng)
在接待工作中，要注意會用交際常用禮貌用語。
1.問候語
隨著社會的進(jìn)步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應(yīng)根據(jù)彼此的關(guān)系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。
不論是在何種場合，問候時表情應(yīng)該自然、和藹、親切，臉上應(yīng)帶有溫和的微笑。
2.感謝語
當(dāng)別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙，都應(yīng)該說"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時，應(yīng)該說："好，謝謝!"拒絕時應(yīng)該說："不，謝謝"，而不應(yīng)該說："我不要!"或是"我不愛吃!"
感謝的時候還應(yīng)該以熱情的目光注視對方。
3.道歉語
做了不當(dāng)?shù)氖�，�?yīng)及時道歉說："對不起，實(shí)在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應(yīng)該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應(yīng)該說："真對不起。"在服務(wù)對象面前應(yīng)該學(xué)會說："對不起，讓您久等了。"
4.征詢語：
"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我?guī)湍鲂┦裁磫?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會不會打擾您?"
5.應(yīng)答話：
"您不必客氣。""沒有關(guān)系，這是我應(yīng)該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"
6.慰問語：
"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實(shí)際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認(rèn)為你這個人是個熱情的關(guān)心別人的人。
7."請"字的運(yùn)用：
"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關(guān)照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。
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