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酒店會議接待方案

時間：2023-10-17 17:26:10 服務業(yè)/酒店/餐飲我要投稿

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酒店會議接待方案

　　為有力保證事情或工作開展的水平質量，時常需要預先開展方案準備工作，方案是有很強可操作性的書面計劃。那要怎么制定科學的方案呢？下面是小編整理的酒店會議接待方案，希望對大家有所幫助。

酒店會議接待方案

酒店會議接待方案 1

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

　　一、會議主題：

　　待定

　　二、會議時間：

　　xx年xx月xx日至xx年xx月xx日

　　三、會議地點：

　　xx酒店。

　　四、環(huán)境布置

　　(一)會場外區(qū)域布置

　　酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

　　(二)會場內主要區(qū)域布置

　　1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

　　2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

　　五、會議內容

　　第一板塊會議

　　(一)會議時間：xx年xx月xx日、x日、x日

　　(二)會議地點：待定(200人會議廳)

　　(三)會議內容：待定

　　(四)會議布置：

　　1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

　　2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

　　3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

　　4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、x展架

　　(五)會后合影：

　　時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子) 可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

　　第二板塊晚宴

　　(一)晚宴時間：xx年xx月xx日晚(具體時間待定)

　　(二)晚宴地點：餐廳待定

　　(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

　　(四)晚宴布置：

　　室外：空飄(8個)(空飄內容：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

　　室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

　　餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)

　　第三板塊會議接待

　　(一)工作內容

　　1、會議流程策劃；

　　2、編撰、印刷會議接待手冊；

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

　　4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；

　　5、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

　　6、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

　　7、提供機(車)票的訂購服務工作；

　　8、提供專業(yè)接待人員服務工作；

　　9、根據需要，提供其他公務活動服務工作；

　　10、提供物流、土特產品代購等其他服務工作；

　　(二)組織機構及職責

　　1、綜合協調組工作職責：

　　(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作；

　　(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作；

　　(3)負責與組委會內部的全面對接工作；

　　(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排；

　　(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

　　(6)負責接待服務手冊的編制工作；

　　2、接待服務組

　　工作職責：

　　(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

　　(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向；

　　(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；

　　(4)根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間酒店會議接待流程安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的`具體安排；會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購；接待服務人員的組織領導；

　　(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)

　　(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作；

　　3、服務保障組

　　工作職責：

　　(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

　　(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第四板塊會后考察

　　一、會后考察：

　　1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

　　2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

　　二、當地游覽服務(20人或以上/車)(淡季報價)

　　1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298/人；

　　2、西酒店會議接待流程線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐價格：380/人；

　　3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210/人；以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次。

　　4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格：780/人。

　　5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家?guī)X，3正1早，延安三賓館住宿價格：958人

　　以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

　　三、其他服務：

　　如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。

　　1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊員。

　　2、可提供代訂餐飲。

　　3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

　　備注：會根據客戶航班到達時間進行統(tǒng)籌接機安排

酒店會議接待方案 2

　　一、銷售部接待程序:

　　銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:

　　1、及時與會務方負責人進行聯絡

　　(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

　　(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

　　2、落實會議場地和房間數量

　　在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。

　　3、商談價格

　　當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

　　價格政策是相對固定的'，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

　　4、簽訂會議協議，收取會議押金

　　當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金;

　　5、下發(fā)會議接待通知單

　　簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;

　　6、會議接待

　　發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程;

　　7、會議結賬

　　會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助;

　　8、會議送別

　　恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;

　　9、會議結束

　　會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

　　二、房務部接待程序:

　　房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待的前期工作

　　(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

　　(2)了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人;

　　(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

　　(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

　　(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;

　　(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。

　　2、會議排房

　　按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。

　　3、會議空房

　　確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。

　　4、會議嘉賓入住

　　(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;

　　(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);

　　(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。

　　5、會議嘉賓離店

　　(1)禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李;

　　(2)前臺收銀處快速結賬;

　　(3)協助客人安排好車輛。

　　6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

　　三、餐飲部接待程序

　　餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:

　　1、會議接待前期工作

　　(1)做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;

　　(2)根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;

　　(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現問題立即整改，力求沒有疏漏;

　　(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。

　　2、會議接待中

　　(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;

　　(2)跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項;

　　(3)協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

　　3、會議結束

　　(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;

　　(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。

　　4、會議用餐及送別

　　(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質服務;

　　(2)做好餐飲帳務的結賬工作。

　　5、送別

　　(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;

　　(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯系交換客人。

　　6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

酒店會議接待方案 3

　　一、接待時間：20xx年X月X日—X月X日

　　二、接待地點：

　　接送機地點：XX機場

　　下榻酒店：XX大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）

　　會議地點：XX大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）

　　三、接待對象：

　　嘉賓等一行人及其陪同人員

　　四、接待負責人員： 總負責：接待辦

　　跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

　　五、接待前期準備工作：

　　1．制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協調時間 2．食宿安排，提前預定 3．迎接車輛安排

　　4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作） 5、相關接待人員，負責相關接待工作

　　六、機場接待

　　1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1、8×0、5×0、75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。 2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

　　3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　　4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

　　硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??

　　七、酒店入住

　　1、確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

　　2、嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。 3、進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。 4、如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。 2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　九、會議前的籌備工作

　　1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規(guī)模。 2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

　　3、會議前的`接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。 4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　十、會議接待

　　1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

　　2、會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　3、聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員 4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　　十一、座談

　　1．企業(yè)宣講（集團，產業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　　3、會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4、拍照（依重要程度，進行拍照留檔） 5、攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

　　十二、會后服務準備

　　做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。