[必備]oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)介紹
OA辦公系統(tǒng)即OA，是Office Automation的縮寫，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。其實(shí)OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，即將公司內(nèi)部的辦公整合在一個(gè)平臺(tái)上，來達(dá)到協(xié)同辦公的目的。所以O(shè)A現(xiàn)在又衍生出一個(gè)新的含義——協(xié)同辦公。
OA設(shè)計(jì)理念
1、敏捷管理：締造敏捷的響應(yīng)、流轉(zhuǎn)平臺(tái)
2、協(xié)同管理：構(gòu)建協(xié)同的組織行為標(biāo)準(zhǔn)
3、知識(shí)管理：沉淀知識(shí)，實(shí)現(xiàn)組織持續(xù)創(chuàng)新
4、一體化管理：以一體化為企業(yè)信息化建設(shè)指導(dǎo)思想
企業(yè)的敏捷性指企業(yè)在不斷變化、不可預(yù)測(cè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境中善于應(yīng)變的能力，它是企業(yè)在市場(chǎng)中生存和領(lǐng)先能力的綜合表現(xiàn)。企業(yè)通過采用現(xiàn)代通信手段、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，通過快速配置各種資源(包括技術(shù)、管理和人力)，以有效和協(xié)同管理的方式響應(yīng)用戶需求，實(shí)現(xiàn)快速滿足客戶對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的要求。
北唐協(xié)同辦公信息系統(tǒng)就是企業(yè)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)作的敏捷性是必不可少的有效工具。
OA系統(tǒng)特點(diǎn)
▲協(xié)同工作、敏捷管理
為員工提供個(gè)人事務(wù)多維度的統(tǒng)一處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息化組織高度集成和優(yōu)化，把工作中高度關(guān)注的“人”或“事件”的信息有效關(guān)聯(lián)起來，集中呈現(xiàn)和管理。并支持多人協(xié)同事務(wù)處理，智能協(xié)調(diào)，輕松方便。個(gè)人和組織能夠變得協(xié)調(diào)和敏捷，快速反應(yīng)增強(qiáng)事務(wù)處理能力。友好的界面風(fēng)格、強(qiáng)大易用的功能，全面整合個(gè)人工作，極大地提高了員工的工作效率。
▲知識(shí)管理，共享平臺(tái)
通過信息收集、篩選、沉淀、發(fā)布等手段將企業(yè)分散的知識(shí)片斷，包括來自于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，歸集匯總，使企業(yè)的信息和知識(shí)快速傳播和轉(zhuǎn)移。每個(gè)人、每個(gè)部門都可以按照權(quán)限分門別類地管理各種信息，充分解決了個(gè)人知識(shí)、公共知識(shí)、共享知識(shí)的管理、分類、查詢、共享的問題。幫助企業(yè)搭建一個(gè)對(duì)知識(shí)有效積累、共享、利用、創(chuàng)新及管理的平臺(tái)，避免隱性的知識(shí)無法傳承和分享。
▲自定義表單+審批流程，輕松審批
通過自定義表單(模板)與可視化工作流(角色、流程、權(quán)限)的組合，構(gòu)建企業(yè)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度與工作流程，是協(xié)同辦公的關(guān)鍵應(yīng)用，可廣泛用于企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)、事務(wù)的申請(qǐng)審批，支持流程的復(fù)雜定義，同時(shí)提供強(qiáng)大的在線編輯、附件加載、修改留痕、手寫電子簽名、催辦等功能�？梢暬墓ぷ髁髟O(shè)計(jì)靈活、簡(jiǎn)便，大大提高組織管理協(xié)同的規(guī)范性和可控性。
▲公文管理，易用好用
創(chuàng)新的“敏捷管理”模式下公文管理，適合企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)，規(guī)范企業(yè)公文的辦理方式，具備完善的發(fā)文擬稿、審批、簽發(fā)、套紅、歸檔、印發(fā)及收文管理;支持WORD 模板格式、修改痕跡、電子印章、審批過程短信通知和消息提醒。企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文，均采用電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。特別解決了遠(yuǎn)程、出差、休假委托代辦等的企業(yè)協(xié)同管理中的難點(diǎn)問題，真正做到了流轉(zhuǎn)快的敏捷之道。
▲整合應(yīng)用，消除孤島
可選擇擴(kuò)展功能應(yīng)用插件無縫集成到標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品中，滿足企業(yè)個(gè)性化需求。通過簡(jiǎn)單的參數(shù)配置，可將公司網(wǎng)站以及其他任何基于B/S架構(gòu)的系統(tǒng)集成在一起，消除企業(yè)信息和應(yīng)用孤島，突破管理的各種屏障，使企業(yè)的各種資源融會(huì)貫通。
▲實(shí)時(shí)通信，移動(dòng)辦公
內(nèi)嵌強(qiáng)大的統(tǒng)一消息平臺(tái)，將所處理事務(wù)及時(shí)推送到用戶桌面，通過手機(jī)短信、即時(shí)消息、信息提醒等工具，為企業(yè)提供一個(gè)暢通的信息溝通交流平臺(tái)，滿足不同的客戶在不同的場(chǎng)合的需求，隨時(shí)、隨地移動(dòng)協(xié)同辦公。并可通過即時(shí)通訊(功能類似QQ)，實(shí)現(xiàn)員工及時(shí)便捷的在線交流等，大大提高了信息處理的及時(shí)性。
▲設(shè)置靈活，易于維護(hù)
系統(tǒng)管理可對(duì)一些基本的數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行配置，如組織架構(gòu)、流程、崗位、人員及權(quán)限設(shè)置;工作流引擎提供了方便的流程定義工具，用戶可以根據(jù)自己需要處理的各種實(shí)際工作，自定義流程、步驟、辦理人等，在流轉(zhuǎn)辦理的過程中，幫助企業(yè)迅速定義適合自身實(shí)際情況的辦公應(yīng)用。操作簡(jiǎn)單、方便易用，減輕了系統(tǒng)管理員的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)了高效管理。
OA功能介紹
◆協(xié)同工作
提供企業(yè)員工多人協(xié)同事務(wù)處理平臺(tái)，強(qiáng)大功能包括待辦事項(xiàng)、工作計(jì)劃、當(dāng)前事務(wù)、任務(wù)管理、日程安排、工作日志、個(gè)人通訊錄、內(nèi)外部電子郵件等。通過協(xié)同事務(wù)處理平臺(tái)，企業(yè)員工可以全面協(xié)同辦理各項(xiàng)事務(wù)工作，并對(duì)工作執(zhí)行情況進(jìn)行自動(dòng)提醒、跟蹤、預(yù)警，智能協(xié)調(diào)，輕松方便。友好的界面風(fēng)格、強(qiáng)大易用的功能，全面整合個(gè)人工作與集體事務(wù)，全面提升員工工作效率。
◆流程中心
強(qiáng)大的流程中心采用可視化、組件化、向?qū)�、拖曳式流程配置引擎，方便企業(yè)快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)功能和模塊，適應(yīng)業(yè)務(wù)的靈活多變性需求。滿足大中型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部流程的建立、監(jiān)控、變更等要求，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
◆公文管理(內(nèi)含簽報(bào)管理)
公文處理模塊能夠滿足辦公過程中的收文登記、擬辦、批示、閱辦、分發(fā)、傳閱、歸檔、查詢等操作;發(fā)文的擬稿、流轉(zhuǎn)、審批、簽發(fā)、自動(dòng)生成收文閱辦單、發(fā)文閱辦單、套紅、歸檔、印發(fā)、同時(shí)支持發(fā)往規(guī)章制度等操作;支持審批過程消息提醒和短信通知;支持word、excel、等多種格式的公文，保留修改痕跡;支持電子印章和領(lǐng)導(dǎo)修改批注留痕;支持?jǐn)M稿紙和閱辦單的意見打印;支持插入多個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)文附件和多個(gè)其他文件附件;
◆電子郵件
實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部電子郵件的收發(fā)，是系統(tǒng)中使用最多，也是最重要的功能之一。包括收發(fā)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件、回復(fù)郵件、撤回郵件、高級(jí)查詢等，同時(shí)還提供了新郵件到達(dá)時(shí)的提示、重要郵件的收藏及對(duì)已發(fā)郵件的跟蹤。
◆行政辦公
以信息化手段管理日常行政活動(dòng)，公開、及時(shí)、方便。有助于企業(yè)對(duì)各種資源進(jìn)行有效管理，合理調(diào)控，符合企業(yè)實(shí)際采用的行政辦公流程，極大地簡(jiǎn)化了行政事務(wù)的申辦程序。涉及日常用品的入庫與申請(qǐng)/領(lǐng)用、會(huì)議申請(qǐng)與會(huì)議室調(diào)度及會(huì)議室管理、圖書借閱/歸還過程的管理等。
◆知識(shí)管理
通過信息收集、篩選、發(fā)布、沉淀等手段將企業(yè)分散的知識(shí)片斷，包括來自于各項(xiàng)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，歸集匯總，使企業(yè)的信息和知識(shí)快速傳播和轉(zhuǎn)移。幫助企業(yè)搭建一個(gè)對(duì)知識(shí)有效積累、共享、利用、創(chuàng)新及管理的平臺(tái)，避免隱性的知識(shí)無法傳承和分享。
◆個(gè)人日程安排和部門工作督辦
主要是每個(gè)用戶以天為單位安排未來一段時(shí)期的工作任務(wù)，即使事務(wù)繁雜也能處理得有條不紊;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可以查看督辦。
◆ 領(lǐng)導(dǎo)日程安排和企業(yè)工作督辦
主要是將每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的每周日程安排通過電子日程征集表填寫完畢后,辦公室進(jìn)行定稿鎖定，形成下周的領(lǐng)導(dǎo)日程安排。公司領(lǐng)導(dǎo)通過企業(yè)工作督辦欄目查看全公司的工作督辦。
◆會(huì)議室管理
包含：會(huì)議室設(shè)置、會(huì)議室調(diào)度、會(huì)議室在線申請(qǐng)、會(huì)議室在線查看等功能。
實(shí)現(xiàn)會(huì)議室在線申請(qǐng)、會(huì)議記錄在線提交及會(huì)議反饋等，可根據(jù)實(shí)際需求對(duì)已申請(qǐng)會(huì)議進(jìn)行調(diào)整，會(huì)議結(jié)束后，由相關(guān)人員起草會(huì)議紀(jì)要并提交審批，核定后的紀(jì)要可以向會(huì)議參與者發(fā)布，并可對(duì)會(huì)議室及會(huì)議類型的自定義設(shè)置及管理。會(huì)議管理涵蓋了會(huì)議中的所有要素，實(shí)現(xiàn)了從會(huì)議準(zhǔn)備到會(huì)議結(jié)束的整個(gè)會(huì)議過程的管理，整體提升了會(huì)議管理質(zhì)量。
◆發(fā)布中心
支持企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況定制企業(yè)需要發(fā)布的信息，比如企業(yè)新聞、通知公告、行業(yè)動(dòng)態(tài)等等，通過權(quán)限設(shè)置，推送給相關(guān)的員工進(jìn)行查閱;信息的發(fā)布有嚴(yán)格的審批權(quán)限控制，發(fā)布對(duì)象及信息有效期也可自由控制。
◆常用工具
系統(tǒng)集成了辦公常用的小工具，天氣預(yù)報(bào)、電子萬年歷，可在線實(shí)時(shí)查詢?nèi)珖鞔蟪鞘刑鞖馇闆r、日期時(shí)間及其節(jié)假日情況。
◆生日祝福
◆即時(shí)通訊
◆手機(jī)短信提醒
◆秘書設(shè)置
◆ 代辦人(委托)設(shè)置
◆客戶關(guān)系管理
◆工作組定義
◆支持集團(tuán)多層架構(gòu)
OA應(yīng)用價(jià)值
●打破集團(tuán)與各分子公司之間信息壁壘，有效地解決組織內(nèi)存在的嚴(yán)重信息荒島與信息孤島問題。
●集成企業(yè)其他應(yīng)用系統(tǒng)，高效協(xié)同辦公信息操作，成為員工辦公過程的操作臺(tái)，滿足企業(yè)辦公需求。
●文件、流程的審批通過電子化方式進(jìn)行快速流轉(zhuǎn);使整個(gè)過程變得更加及時(shí)、高效、有序和敏捷。
●通過電子化方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞和知識(shí)的共享，做到過程標(biāo)準(zhǔn)化，使整個(gè)執(zhí)行更加快速、有效。
●管理者快速直觀地了解到組織運(yùn)營(yíng)狀況，為決策者提供了更多真實(shí)可靠數(shù)據(jù)依據(jù)，提高決策的正確性。
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