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董事會(huì)辦公室秘書的主要職責(zé)是什么?
董事會(huì)秘書的職責(zé)如下
一是負(fù)責(zé)股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的準(zhǔn)備和文件保管，即按照法定程序準(zhǔn)備股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議，準(zhǔn)備和提交相關(guān)會(huì)議文件和資料；保管股東名單、董事名單、大股東、董事、監(jiān)事、高級管理人員、股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄。
二是負(fù)責(zé)公司股東資料的管理，如股東名冊等。
三是負(fù)責(zé)處理信息披露事務(wù)。督促公司制定和實(shí)施信息披露管理制度和重大信息內(nèi)部報(bào)告制度，督促公司及有關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù)，定期向有關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告和臨時(shí)報(bào)告；負(fù)責(zé)與公司信息披露有關(guān)的工作，制定保密措施，鼓勵(lì)董事、監(jiān)事等高級管理人員和相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，及時(shí)采取內(nèi)幕信息披露補(bǔ)救措施。
董事會(huì)秘書的相關(guān)信息
1.具備專業(yè)知識，提供專業(yè)意見。
董事會(huì)秘書應(yīng)具備一定的專業(yè)知識，這是董事會(huì)秘書職業(yè)所必需的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規(guī)則等相關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程、信息披露規(guī)則和財(cái)務(wù)行政管理知識。只有這樣，我們才能有效地履行董事會(huì)秘書的職責(zé)，為董事會(huì)提供全面的專業(yè)意見，確保公司的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，從而確立董事會(huì)秘書在公司中的地位和作用。
2.遵守職業(yè)道德，履行職業(yè)職能。
董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)遵守公司章程，承擔(dān)高級管理人員的相關(guān)法律責(zé)任，對公司誠實(shí)勤勉，不得利用職權(quán)為自己或者他人謀取利益。董事會(huì)秘書作為專業(yè)人士，遵守職業(yè)道德，保持個(gè)人性格和地位，是履行職業(yè)職能的首要條件。
作為公司的高級管理人員，董事會(huì)秘書知道許多公司的決策和投資安排，保守公司的秘密，避免通過異常渠道傳播影響股價(jià)的消息。當(dāng)?shù)弥咀鞒龌蚩赡苓`反有關(guān)法律法規(guī)的決議時(shí)，應(yīng)及時(shí)提醒公司相關(guān)人員，并提出解決問題的辦法。一方面可以增強(qiáng)公司董事會(huì)對董事會(huì)秘書的信任，另一方面可以有效防范風(fēng)險(xiǎn)。
董事會(huì)秘書也有權(quán)行使以下職責(zé)：
協(xié)助董事會(huì)依法行使職權(quán)，在董事會(huì)違反法律法規(guī)、公司章程、證券交易所有關(guān)規(guī)定作出決議時(shí)，及時(shí)提出異議。董事會(huì)堅(jiān)持作出上述決議的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議紀(jì)要上記錄情況，并立即向上市公司的所有董事和監(jiān)事提交會(huì)議紀(jì)要。
協(xié)助董事和經(jīng)理在行使職權(quán)時(shí)，認(rèn)真履行國內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程等有關(guān)規(guī)定。有義務(wù)及時(shí)提醒公司作出或者可能違反有關(guān)規(guī)定的決議，并有權(quán)如實(shí)向中國證監(jiān)會(huì)和其他監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告情況。
3.積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作質(zhì)量。
董事會(huì)秘書在工作實(shí)踐中積累了很多好的經(jīng)驗(yàn)，有利于董事會(huì)秘書有效防范風(fēng)險(xiǎn)。
注意工作方法，平等對待董事，提供同樣的專業(yè)意見，與董事保持良好的關(guān)系，提高董事對董事會(huì)秘書的信任。努力理解和支持董事會(huì)成員，建立良好的工作環(huán)境。
提高工作技能，提前對董事會(huì)議案提出專業(yè)意見。在可能違反有關(guān)法律法規(guī)的情況下，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議前表達(dá)意見，協(xié)助董事會(huì)在不違反有關(guān)法律法規(guī)的情況下提出解決問題的方案。不要等到董事會(huì)提出反對意見，以免在董事會(huì)上引起爭議。如需請專業(yè)會(huì)計(jì)師或?qū)I(yè)律師提供意見，應(yīng)在會(huì)議前安排專業(yè)人員。
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